Системы электронного документооборота

2098
Суарес М. М.
"ИМПУЛЬС-ИВЦ", эксперт
Одним из направлений комплексной автоматизации организации является внедрение систем электронного документооборота. Данные системы необходимы для эффективной работы различных подразделений строительной организации, в том числе и бухгалтерии. Что представляют собой системы электронного документооборота? Каким программам отдать предпочтение? Давайте разбираться...
Автоматизация процессов управленияСистемы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов управления документами. При этом не имеет значения, в каких форматах исполнены документы и к каким бизнес-процессам они относятся. Данные системы используются, как правило, для следующих целей:
- регистрации корреспонденции (входящие, исходящие);
- создания электронного архив документов;
- согласования и утверждения документов;
- контроля исполнения документов и поручений;
- автоматизации договорного процесса;
- формирования библиотеки регламентов управленческих процедур;
- оформления командировок;
- организации внутреннего информационного портала компании и его подразделений.
В отличие от ERP-систем, в которых отражаются и регистрируются в первую очередь факты хозяйственной деятельности, то есть уже состоявшиеся события, системы электронного документооборота управляют собственно документами, в том числе и теми, которые находятся в стадии разработки и согласования.
Если сравнивать системы с точки зрения бухгалтера, то отличие состоит в том, что в системах электронного документооборота документы «ведутся», в то время как в ERP-системах они «проводятся». Кроме того, следует учитывать и тот факт, что большинство разного рода внутрифирменных приказов и распоряжений в ERP-системах не отражается.
Таким образом, система ERP - это управление ресурсами (структурированной информацией), а система электронного документооборота - управление процессами и как следствие - любыми документами (неструктурированной информацией), возникающими при реализации этих процессов.
Еще одно отличие касается цифровой подписи. При использовании ERP-системы в ней очень часто просто нет необходимости. Ведь достоверность документа легко проверяется исходными данными. В то же время в системах электронного документооборота достоверность подписи документа именно тем должностным лицом, которое наделено данным правом, должна подтверждаться специальными программными средствами.ПРИМЕРВ бухгалтерию представлен табель учета рабочего времени, из которого следует, что некоторые специалисты работали в выходные дни. Но почему они работали в выходные? Действительно ли была производственная необходимость? Ответы на эти вопросы бухгалтер получит, ознакомившись с приказом по организации, в котором указана причина работы в выходной день. В случае внедрения систем автоматизации управления приказ посредством системы электронного документооборота доводится до руководителя соответствующего структурного подразделения (кому и зачем работать в выходной день), до бухгалтерии (работники вышли на работу по распоряжению администрации) и до других определенных в приказе лиц. Убедившись, что работа в выходные дни осуществлялась на законных основаниях, бухгалтерия производит расчет заработной платы работникам с учетом оплаты за работу в выходные дни. Факт начисления зарплаты регистрируется в ERP-системе. Там же пользователь может создать ссылку на соответствующий приказ по организации.
Представленный выше пример показывает, что системы электронного документооборота и ERP-системы естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться.Преимущества электронного документооборота
Основным преимуществом электронных документов является несоизмеримо большая скорость их обработки, снижение затрат на канцелярские расходы, уменьшение объемов корпоративного архива и - что самое главное - значительное уменьшение сроков согласования документов.
Также неоспоримым плюсом электронных документов является удобство их хранения и поиска в отличие от документов бумажных. Однако до недавнего времени большинство организаций придерживалось мнения, что все задачи электронного документооборота решаемы средствами электронной почты. Для совсем небольших строительных организаций такой подход может быть оправдан. Если же компания имеет в штате несколько структурных подразделений, то неизбежно возникает проблема оперативного доведения приказов и распоряжений руководства, вопросов согласования документов в кратчайшие сроки и - что особенно важно для строительной организации - ведение корпоративного архива проектно-сметной документации. И вот тут на выручку управленцам всех уровней приходят системы электронного документооборота, позволяющие оптимальным образом решить перечисленные выше проблемы.
В качестве примера рассмотрим механизм задания маршрута документа (приведен ниже).

Системы электронного документооборота


Настроив один раз маршрутизацию документов определенного типа, пользователь раз и навсегда избегает таких неприятных моментов, как отправка документа, как согласованного, так и несогласованного, по иному адресу.Выбор системы
Рынок представлен достаточно большим количеством систем электронного документооборота, отличающихся как по функциональным возможностям, так и по стоимости.
Наиболее известными являются NauDoc, «Дело», «Евфрат-Документооборот», «БОСС-Референт», LanDocs и др.
NauDoc - программный комплекс, разработанный компанией NAUMEN для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов. Комплекс позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать информацию о ходе выполнения заданий.
Система электронного документооборота NauDoc отличается от аналогичных систем целым рядом преимуществ. Так, у данной системы простая установка путем инсталляции. Кроме того, она может работать в web-интерфейсе, что не требует ее установки на отдельные рабочие места и в то же время дает возможность пользователю подключиться к системе с любого компьютера, в том числе и с ноутбука или КПК, находясь непосредственно на объекте строительства. Также отличительной особенностью системы является возможность ее работы не только в ОС Windows, но и с такими системами, как Linux, Solaris, FreeBSD, и с другими Unix-системами.
Интерфейс системы NauDoc приведен ниже.

Системы электронного документооборота



Разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) система «Дело» - комплексное промышленное решение. Она обеспечивает автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.
Система эффективно используется как в небольших компаниях, так и в распределенных холдинговых структурах. Она представляет собой тиражируемый «коробочный» продукт и без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Наряду со стандартными функциями система «Дело» поддерживает и такие весьма специфичные функции, как:
- обеспечение защищенного электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств;
- предоставление возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование» и др.
В рамках требований безопасности система обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов. Система «Дело» работает с СУБД Oracle и MS SQL, поэтому ее использование целесообразно в средних и крупных строительных организациях. Структура системы «Дело» приведена ниже.

Системы электронного документооборота


Система электронного документооборота LanDocs, разработанная компанией «ЛАНИТ», предназначена для крупных, территориально распределенных и холдинговых структур. Она состоит из базовой подсистемы «Делопроизводство» и подключаемых подсистем «Сервер документов», «Интернет-доступ», «Почтовый клиент», «Почтовый сервер», «Архив», «Маршрутизация», а также подсистемы безопасности и xml-подсистемы обмена. Комплексное использование указанных подсистем позволяет управлять документооборотом в организациях, имеющих филиалы (объекты строительства), расположенные на любом удалении от головного офиса, работать с системой как через web-интерфейс, так и посредством обмена данными.
Система позволяет иметь не только одно главное хранилище документов, но и создавать отдельные хранилища головного офиса и филиалов. Функции обеспечения безопасности надежно гарантируют пользователей системы от несанкционированных утечек данных.
Ниже приведен пример работы подсистемы маршрутизации.

Системы электронного документооборота


Весьма важным достоинством системы является наличие подсистемы «Архив», позволяющей всем пользователям работать с архивными документами в едином информационном пространстве. Система LanDocs используется совместно с СУБД Oracle и MS SQL и требует обязательного привлечения специалистов для установки и настройки системы под требования заказчика.


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Политика обработки персональных данных.
    Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62260 от 03.07.2015.

    
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: