Снижение издержек за счет автоматизации

2040
Суарес М. М.
"ИМПУЛЬС-ИВЦ", эксперт
Автоматизация – один из основных инструментов повышения эффективности работы организации. И выгоды от внедрения программных продуктов должны превышать расходы на них. Однако у заказчика возникают резонные вопросы. Какие издержки строительства будут снижены? Какой конечный результат получит пользователь внедренной системы? Ответы – в нашей статье.
Комплексная автоматизация необходима
Существуют три основные причины, по которым компании приходят к выводу о необходимости комплексной автоматизации бизнес-процессов. Первая причина – это интеграция финансовых данных с целью создания единой картины финансового состояния организации. Вторая – регламентация кадровой информации. Отличительной особенностью строительных организаций является большое количество объектов, находящихся на значительном удалении от офиса компании, а также частые перемещения работников с одних объектов строительства на другие. И наконец, третья причина – это стандартизация процессов строительного производства. Она включает в себя процессы автоматизации сметных расчетов и созданных на их основании календарных планов строительства.
Результатами комплексной автоматизации бизнес-процессов будут являться:
– рост производительности труда;
– повышение эффективности вспомогательных процессов;
– увеличение оборачиваемости дебиторской задолженности;
– снижение и исключение убытков от простоев и несвоевременного выполнения работ;
– повышение качества создания, обработки, передачи и хранения информации;
– качественное обеспечение информационной безопасности организации.Выбор системы
Приступая к построению единого информационного пространства строительной компании, следует четко представлять себе поставленные цели и ожидаемые результаты внедрения. Рассматривая взаимодействие ИТ-инфраструктуры организации и бизнес-процессов как взаимодействие вертикальных и горизонтальных информационных потоков, можно прийти к следующему выводу.
Наиболее оптимальный результат комплексной автоматизации строительной компании может быть достигнут только путем внедрения единой системы комплексного управления ее ресурсами. К таковым относятся системы класса ERP.
Основным назначением ERP-систем является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направ-лениям деятельности организации. Поэтому Enterprise Resources Planning systems – Системы Планирования Ресурсов Предприятия в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность подсистем, включающих управление финансами, материальными потоками, производством, проектами, сервисным обслуживанием, качеством, персоналом.
К наиболее известным ERP-системам отечественного производства, применяемым строительными компаниями, относятся решения фирмы «1С», такие как комплекс конфигураций «1С: Подрядчик строительства», «1С: Управление строительной организацией», модуль «Управление капитальными вложениями и строительством» системы «Галактика». Также находят применение и решения компаний «ИНФИН», «Корпорация Парус» и ряда других отечественных разработчиков*.Снижение издержек
Уже на этапе подготовки к внедрению ERP-системы строительная организация получает значительный выигрыш. Он связан с тем, что специалисты системного интегратора опишут бизнес-процессы организации, выделят из них неэффективные и произведут их реинжиниринг с целью построения оптимальной схемы ИТ-взаимодействия.
Прямая экономия от реинжиниринга бизнес-процессов, как правило, выражается в снижении издержек в объеме не менее 35 процентов затрат на административные расходы и расходы на управление строительными работами.
Стандартная схема единой информационной системы строительной компании, которая объединяет в себе функции систем управления строительством, финансами, бухгалтерии и административного аппарата организации, приведена ниже:

Снижение издержек за счет автоматизации
Согласно результатам исследований ведущих аналитических агентств, внедрение ERP-систем позволяет добиться снижения издержек и затрат в следующих объемах:
– снижение транспортных расходов – 60 процентов;
– уменьшение уровня неснижаемых остатков на складах – 40 процентов;
– уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат – 30 процентов;
– уменьшение складских площадей – 25 процентов;
– увеличение оборачиваемости средств в расчетах – 30 процентов;
– увеличение оборачиваемости материальных запасов – 65 процентов;
– увеличение количества поставок точно в срок – 80 процентов.
В значительной мере эти показатели характерны и для организаций строительной индустрии. Что касается особенностей, то огромное значение при этом будет иметь процесс автоматизации календарного планирования.Контроль рисков
ERP-система, охватив единым информационным полем аппарат управления, бухгалтерию, ресурсы производственно-технического отдела, дает возможность пользователю контролировать риски невыполнения обязательств по срокам производства работ. Достаточно сформировать требуемый отчет – и все сведения об объемах выполненных работ с отображением информации об опережении либо отставании от утвержденного календарного плана будут выведены на экран монитора. По оценкам специалистов, потери строительных компаний от штрафных санкций за несвоевременное выполнение работ могут составлять порядка 15 процентов от всей суммы затрат строительного производства.
Пример анализа контроля рисков за счет одновременного учета выполненных работ по нескольким сценариям календарного плана приводится ниже:

Снижение издержек за счет автоматизацииАвтоматизация бухгалтерского учетаи управления финансамиУспешная деятельность любой современной компании немыслима без налаженной системы финансового планирования и бюджетирования. Процесс бюджетирования сложен и требует наличия в штате специалистов по управлению финансами. Но в большинстве средних и малых строительных компаний таковых специалистов просто нет. Поэтому вопросы финансового планирования, бюджетирования и последующего анализа ложатся на плечи главного бухгалтера. Одному ему, конечно, не справиться с таким объемом работы. Что же делать? В этом случае на помощь приходят средства автоматизации бизнес-процессов управления финансами. С помощью программ бюджетирования, таких как «Bplan», «Инталев: Корпоративные финансы» и др., бухгалтер может составлять планы движения денежных средств и проекты бюджетов, а также анализировать их фактическое исполнение. За счет оптимального планирования движения денежных потоков и анализа рентабельности собственного капитала руководство организации может значительно снизить издержки строительных работ. Такой результат будет достигнут за счет увеличения оборачиваемости средств в расчетах и уменьшения затрат на административные и непроизводительные расходы.
Графический пример факторного анализа рентабельности собственного капитала по плановым и фактическим данным приведен на схеме:

Снижение издержек за счет автоматизацииСнижение «кадровых» издержек

Автоматизация кадрового делопроизводства существенно уменьшит затраты на подбор и учет персонала. Это произойдет за счет регистрации в системе всех событий, так или иначе связанных с движением персонала. Руководители подразделений получат непосредственный доступ к формированию кадрового плана организации. При этом существенно уменьшится время рассмотрения кадровой службой заявок на заполнение вакансий.
Автоматизация документооборота
Процесс комплексной автоматизации предприятия не ограничивается одним только внедрением ERP-системы. Значительные объемы непроизводительных затрат строительной организации, особенно крупной, приходятся на ее документооборот.

ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Даже несмотря на внедрение ERP-системы, по организации продолжают циркулировать разного рода бумажные документы: приказы, распоряжения и др. До 30 процентов рабочего времени работников аппарата управления и самого главного бухгалтера тратится на поиск нужных документов. Следует учитывать, что ряд подразделений строительной компании пользуются весьма специфическими программными продуктами, такими как CAD-системы, системы контроля и учета электроэнергии и др. Постепенно количество документов, срок хранения которых еще не истек, начинает превышать количество документов, находящихся в обращении. И тогда перед организацией встает вопрос внедрения системы электронного документооборота. Именно он способен охватить собой весь документооборот организации – как головного офиса, так и филиалов компании.

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Создание системы электронного документооборота позволяет решить несколько проблем. Во-первых, упорядочивается процесс работы с документами и формируется единая среда хранения документов всей организации. Во-вторых, обеспечивается контроль процессов подготовки и исполнения документов непосредственно их авторами или исполнителями поручений. При этом сокращается время на подготовку проектов документов, включая процедуры согласования, а также на поиск или подборку нужных документов. Кроме того, внедрение системы электронного документооборота:
– позволяет снизить затраты на хранение и размножение бумажных документов;
– сокращает в несколько раз сроки согласования;
– дает возможность организовать передачу приказов и распоряжений руководства строго по заданным маршрутам в требуемые сроки;
– приводит в конечном итоге к повышению эффективности деятельности всей компании.
Так, по оценкам экспертов, качественно внедренная система электронного документооборота помогает снизить издержки компании в объеме 25–30 процентов от затрат на управленческие расходы.


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Политика обработки персональных данных.
    Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62260 от 03.07.2015.

    
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: