Учет в строительстве

Сотрудники получили зимнюю спецодежду: как отразить в бухучете и посчитать налоги

  • 16 ноября 2018
  • 38

Подскажем, по каким правилам учитывать теплую спецодежду. А также как зачесть ее стоимость за счет взносов на травматизм и можно ли принять к вычету НДС.

Если не обеспечить работника спецодеждой, он вправе приостановить работу. Работодателю придется оплатить вынужденный простой. Компании грозит штраф до 200 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток. Штраф для директора до 40 000 руб. или дисквалификация (ч. 4, 5 ст. 5.27.1 КоАП). Работодатель обязан бесплатно выдать сотрудникам спецодежду при работе во вредных и опасных условиях, в особых температурных условиях, в условиях загрязнения (ст. 212, 221 ТК).

Кому положена зимняя спецодежда

Выдача теплой спецодежды и обуви в зимний период обязательна для арматурщиков, бетонщиков, газорезчиков, газосварщиков, каменщиков, кровельщиков, машинистов кранов, бульдозеров, экскаваторов и т. д. (приказ Минздравсоцразвития от 16.07.2007 № 477). Сроки носки устанавливаются в годах в зависимости от климатических поясов. Смотрите таблицу выше.

Компания может установить нормы выдачи работникам средств индивидуальной защиты – СИЗ, которые улучшают положение работников по сравнению с типовыми нормами. Такие нормы нужно утвердить локальными нормативными актами на основании результатов спецоценки условий труда.

Таблица. Сроки носки теплой спецодежды и обуви в годах в зависимости от климатических поясов

№ п/п

Наименование теплой спецодежды и теплой спецобуви

Климатические пояса

 

 

I

II

III

IV

Особый

1

Куртка на утепляющей прокладке

3

2,5

2

1,5

1,5

2

Брюки на утепляющей прокладке

3

2,5

2

1,5

1,5

3

Костюм для защиты от пониженных температур из смешанных или шерстяных тканей

3

2,5

2

1,5

1,5

4

Костюм зимний для сварщиков

3

2,5

2

1,5

1,5

5

Костюм сигнальный на утепляющей прокладке

3

2,5

2

1,5

1,5

6

Валенки

4

3

2,5

2

2

7

Ботинки кожаные утепленные

4

3

2,5

2

2

8

Ботинки кожаные утепленные с жестким подноском

4

3

2,5

2

2

9

Сапоги кожаные утепленные

4

3

2,5

2

2

10

Сапоги кожаные утепленные с жестким подноском

4

3

2,5

2

2

Как выдать спецодежду

Для выдачи спецодежды работникам оформите один из документов:

  • требование-накладную по форме № М-11;
  • лимитно-заборную карту по форме № М-8;
  • накладную на отпуск материалов по форме № М-15;
  • ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.

Все эти формы есть в постановлении Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Форма карточки – в приложении к Межотраслевым правилам (приказ Минздравсоцразвития № 290н). Формы можно разработать самостоятельно и утвердить их в учетной политике. Например, использовать такую ведомость.

Сотрудники получили зимнюю спецодежду: как отразить в бухучете и посчитать налоги

Как учесть покупку и выдачу зимней спецодежды

Компания может купить спецодежду, изготовить ее самостоятельно или взять в аренду. Спецодежду, которая не принадлежит компании, учитывайте на забалансовом счете в оценке, предусмотренной в договоре или согласованной с собственником.

Спецодежду, которая находится в собственности компании, учитывайте по фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» (ПБУ 5/01). Стоимость спецодежды, которую компания выдала работникам, включайте в расходы по обычным видам деятельности.

Списывайте ее равномерно в течение сроков полезного использования из типовых норм. Сроки пользования спецодежды считайте со дня фактической выдачи ее работникам.

Стоимость спецодежды, срок эксплуатации которой не больше 12 месяцев, можно списать сразу – в момент передачи сотрудникам. Способ списания спецодежды закрепите в учетной политике.

Чтобы не было разниц, установите такой же порядок и в налоговом учете. Организация вправе самостоятельно определить порядок списания спецодежды с учетом срока ее использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

Пример 1. Как отразить покупку, выдачу и списание спецодежды

В октябре 2018 года компания купила 10 курток на утепляющей подкладке стоимостью 23 600 руб., в том числе НДС – 3600 руб., и 30 пар перчаток с защитным покрытием в стоимостью 7080 руб., в том числе НДС – 1080 руб. В том же месяце компания выдала спецодежду работникам. Сроки носки: для куртки – 36 месяцев, для перчаток – 4 месяца.

Учетной политикой предусмотрено, что спецодежда со сроком использования не больше 12 месяцев списывается на затраты единовременно при выдаче сотрудникам. Стоимость спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев погашается равномерно. Бухгалтер сделал записи в учете.

Таблица. Проводки для операций со спецодеждой

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Содержание операции

10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

60

20 000

Оприходованы куртки на утепляющей прокладке

19

60

3600

Выделен НДС

10

60

6000

Оприходованы перчатки с защитным покрытием

19

60

1080

Выделен НДС

68

19

4680

Принят к вычету НДС

60

51

30 680

Оплачена спецодежда

20

10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

6000

Выданы и списаны перчатки (спецодежда со сроком полезного использования менее 12 мес.)

10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

20 000

Выданы работникам куртки (спецодежда со сроком полезного использования более 12 мес.)

20

10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

555,56 (20 000 руб./ 36 мес.)

Списана часть стоимости курток (далее – ежемесячно в течение всего срока полезного использования)

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «СПЕЦИАЛЬНАЯ ОСНАСТКА И СПЕЦИАЛЬНАЯ ОДЕЖДА НА СКЛАДЕ»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «СПЕЦИАЛЬНАЯ ОСНАСТКА И СПЕЦИАЛЬНАЯ ОДЕЖДА В ЭКСПЛУАТАЦИИ»

– возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).

Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если списали единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражайте. Списывайте спецодежду с учета на основании акта только при ее фактическом выбытии – при продаже, моральном и физическом износе и т. д.

Какую спецодежду можно оплатить за счет взносов на травматизм

Работодатель должен приобретать спецодежду для работников за счет собственных средств. Но есть возможность компенсировать расходы на приобретение спецодежды за счет взносов на травматизм, если ее изготовили в России из российских материалов. Так можно поступить, если компания до 1 августа подала в свое отделение ФСС заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер и получила разрешение (подп. «г» п. 3 Правил № 580н).

Чтобы получить компенсацию, нужно подать в свое отделение ФСС заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер до 1 августа текущего года (п. 4 Правил № 580н). К заявлению нужно приложить подтверждающие докменты. Список – ниже.

Взносы, которые с разрешения ФСС вы израсходовали на профилактику травматизма, – это госпомощь (ПБУ 13/2000). Их надо рассматривать как целевое финансирование. В бухучете расходы за счет целевого финансирования вы учитываете на счетах затрат. Например, на счете 20. При расчете налога на прибыль также учтите расходы за счет взносов. Финансирование ФСС включите во внереализационные доходы (подп. 7 п. 1 ст. 264, ст. 250 НК).

Чек-лист. Какие документы сдать в ФСС, чтобы возместить расходы на спецодежду

план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году с указанием суммы финансирования;

копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанного по результатам спецоценки, или копию (выписку) из коллективного договора;

перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий (должностей) работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ;

перечень СИЗ, приобретаемых с учетом результатов спецоценки условий труда с указанием профессий (должностей) работников, норм выдачи СИЗ, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ;

копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техрегламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011);

копию заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории РФ, выданного Минпромторгом в отношении СИЗ.

Если покупаете спецодежду за счет взносов на травматизм, НДС к вычету не принимайте (письмо Минфина от 20.06.2018 № 03-07-11/42124). Если ранее приняли к вычету НДС со стоимости спецодежды, восстановите налог в месяце, когда компания получила положительное решение ФСС. Восстановленный НДС учитывайте в прочих расходах. Форма компенсации расходов – прямая денежная субсидия или зачет в счет взносов – значения не имеет. Также не важно, покрывает ли субсидия затраты с учетом НДС.

Пример 2. Как отразить возмещение расходов на спецодежду

Продолжим пример 1. Компания купила зимнюю спецодежду в январе 2018 года и приняла к вычету НДС. А в июне подала в ФСС заявление на возмещение затрат. В том же месяце фонд вынес решение о финансовом обеспечении в размере 40 000 руб. без НДС.

Таблица. Проводки для учета спецодежды за счет взносов

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Содержание операции

76

86

40 000

Отражена сумма финансирования предупредительных мер за счет ФСС

69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию»

76

30 680

Уменьшена задолженность перед ФСС по взносам на травматизм на расходы, подлежащие финансовому обеспечению за счет страховых взносов

86

98 субсчет «Безвозмездные поступления»

30 680

Отражены в составе доходов будущих периодов средства, направленные на финансирование предупредительных мер

98 субсчет «Безвозмездные поступления» (6000 ₽ + 555,56 ₽ × 6 мес.)

91 субсчет «Прочие доходы»

9333,36

Признан прочий доход в сумме фактически осуществленных за счет финансирования расходов (далее доход признается ежемесячно в соответствующей части)

19

68

4680

Восстановлен НДС со стоимости спецодежды, оплаченной за счет взносов на травматизм

91 субсчет «Прочие расходы»

19

4680

Списан на прочие расходы восстановленный НДС

Если компания покупает спецодежду за счет ФСС, необходимо вести учет средств финансирования и ежеквартально отчитываться об их использовании. После завершения запланированных мероприятий в фонд нужно сдать документы, которые подтверждают расходы.

Отчет об использовании финансирования сдавайте в те же сроки, что и 4-ФСС. Форма отчета – в приложении к письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Сейчас нет технической возможности представлять его электронно. Поэтому отчитывайтесь на бумаге лично или по почте не позднее 20-го числа следующего месяца после окончания квартала. За 9 месяцев сдайте отчет не позднее 22 октября, так как 20 октября – суббота.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас