Учет в строительстве

Как наладить отношения с производственным отделом, чтобы не делать лишнюю работу

  • 9 октября 2018
  • 17

В этой статье три истории о том, какие шарады задает производственный отдел бухгалтерии строительной компании. Первая – компания построила объект без материалов. Сюжет второй загадки – два сотрудника заполняли разные разделы одного документа. Каждый привнес что-то свое. Итог – не разобрать, где правда. Третий случай – два отдела спорят, когда же компания построила объект. Производственники считают, что им виднее. Но ведь мы с вами знаем, как правильно.

Подскажем, по каким причинам возникают нестыковки в учете и как избежать подобных проблем в дальнейшем.

История 1. О невидимых материалах на складе

Бухгалтерия закрывает очередной квартал. Прораб приносит акты о приемке выполненных работ по форме № КС-2. Выясняется, что части материалов нет на складе. Получается, что компания выполнила работы с использованием материалов, которых не существует. Документы о приемке муфт, фитингов, метизов в бухгалтерию не поступали. Бухгалтер удивляется еще больше – смонтировано оборудование из ничего.

Причина проста: производственный отдел закупил материалы за наличные. Но авансовый отчет подотчетник составить не успел. Поэтому по документам материалы не прошли через склад.

Какие меры принять.Чтобы избежать подобных ситуаций или по крайней мере свести их к минимуму, утвердите новый порядок работы с производственниками. Пусть сотрудники этого отдела сдают в бухгалтерию служебную записку. Бланк можно разработать самостоятельно или использовать наш образец.

Как наладить отношения с производственным отделом, чтобы не делать лишнюю работу

Как вариант можно оформить электронную опись-заявку в учетной программе для ведения бухгалтерского учета. Данный документ не является первичным, но служит основанием для оперативного учета и дополнительным инструментом контроля. Ведь производственный отдел первым узнает, какие материалы нужны для стройки, и поручает подотчетникам докупить недостающее. При приемке МПЗ производственники могут параллельно сообщать в бухгалтерию о списке новых материалов.

Договоритесь с руководителем о новой схеме взаимодействия и закрепите порядок работы во внутреннем регламенте. Подпишите документ у директора и ознакомьте сотрудников производственного отдела с новыми правилами под подпись. Чтобы изменения прижились, продумайте и меры наказания за нарушение регламента. Например, выговор или депремирование.

История 2. О том, как два работника один отчет заполняли

Раздел I о расходе материалов по форме № М-29 в нормативной части заполняла техническая служба организации перед началом строительства. Раздел II этого документа сделал прораб непосредственно во время работ. Он взял данные из журнала учета выполненных работ (форма № КС-6).

В результате в актах о приемке выполненных работ по форме № КС-2 сплошные расхождения в наименованиях. Бухгалтер не может списать материалы на себестоимость строительно-монтажных работ.

Какие меры принять. За производственным отделом закрепите обязанность проверять, чтобы данные из отчетов по списанию материалов и акта № КС-2 были одинаковыми. Договоритесь с руководителем, что будете принимать отчет № М-29 только с визой ответственного сотрудника производственного отдела.

Если все же есть расхождения по наименованиям, пусть производственники составляют сличительные ведомости. Форму такого документа можно утвердить на предприятии и закрепить в учетной политике обязанность ее использовать.

Будет проще, если у всех будет единая база программы учета с единым номенклатурным справочником и единой кодировкой ресурсов.

История 3. О том, как два отдела спорили о дате окончания работ

Производственники и бухгалтерия поспорили из-за отчетного периода, который указан в акте о приемке выполненных работ по форме № КС-2. Дата окончания работ в идеале должна соответствовать срокам по договору или дополнительным соглашениям к нему. Иначе может возникнуть ситуация, когда заказчик вправе потребовать пени и штрафы.

Дата окончания работ может не совпадать с последним днем месяца и конечным сроком по договору и дополнительным соглашениям к нему, так как работа может быть закончена и раньше.

Например:

  • Дата составления 30.08.2018.
  • Отчетный период с 01.08.2018.
  • Отчетный период по 24.08.2018.

Порядок применения и заполнения формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» утвержден постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100. В данной форме есть два отдельных реквизита – дата составления и отчетный период.

Какие меры принять. Во-первых, чтобы избежать споров с заказчиком или подрядчиком, порядок приемки-сдачи работ нужно закрепить в договоре. Учитывайте условия производства работ.

Во-вторых, внимательно следите за датами в документах и объясните, как их определять, производственному отделу. По условиям договора обычно предусмотрен срок для рассмотрения первичных документов – форм № КС-2, и № КС-3, а также сопутствующих – журналов, исполнительной документации и пр. Поэтому дата акта № КС-2 зачастую отличается от конечной даты выполнения работ. Например, СМР выполнялись в оговоренные сроки с 01.08.2018 по 24.08.2018. Подрядчик составил акт, отправил на согласование документы заказчику и согласованный вариант отправили на подписание. Обычно на это уходит несколько дней. На момент выставления окончательного варианта акта наступило 31 августа. Эта дата и будет стоять в графе «Дата составления».

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас