text
Учет в строительстве

Как реагировать на обвинения директора, чтобы завоевать его доверие

  • 4 сентября 2018
  • 10

Во многих компаниях бухгалтерия – не самый любимый отдел для руководителя. В результате работы все больше, а зарплата не растет, даже если директор не выражает открыто своего отношения. Это несправедливо. Ведь только главбух защищает компанию от бесконечных нападок со стороны проверяющих – вовремя платит налоги, каждый месяц сдает отчеты, учитывает каждую операцию и чутко следит за многочисленными изменениями. Кроме того, главбух рискует личным имуществом наряду с финдиром и генеральным директором.

Мы выяснили самые частые причины недовольства. В статье на примерах и специальных карточках покажем, как не потерять доверие директора, повысить ваш авторитет, а вместе с ним и зарплату.

Обвинение 1. «Слишком много платим налогов»

Как избежать обвинений

Да 

Нет 

– просчитывать, обсуждать платежи заранее;

– озвучивать директору суммы в последний момент;

– предлагать новые методы оптимизации.

– отвергать идеи директора о способах сэкономить на налогах.

Частая причина раздражения директора – большие суммы налогов и взносов, которые приходится платить в бюджет. Руководитель заинтересован в сокращении трат. Он потому и нанимает бухгалтера, который способен изучить деятельность компании и максимально оптимизировать платежи в бюджет.

Недоверие выражается в вопросах: вы точно учли все документы? Может быть, остались неучтенные расходы? Неужели больше ничего нельзя сделать?

Просчитывайте выгоду. Задача бухгалтера – не только правильно посчитать налоги и учесть интересы компании, но и не нарушить закон. Бухгалтер должен проанализировать работу компании и порекомендовать избавиться от операций, которые приводят к излишней уплате налогов.

Бухгалтер, как врач. Директор описывает опасные симптомы, а бухгалтер их исследует и дает рекомендации, как устранить.

Например, если подрядчик на общей системе, использовать материалы без НДС ему невыгодно. Ведь налоговую базу он считает исходя из всех затрат, а налога к вычету с этих материалов не будет. Если такие материалы подрядчику передаст заказчик на давальческой основе, подрядчик сэкономит на НДС.

Пример 1. Как подрядчику сэкономить на НДС

Подрядчик выполняет строительные работы по договору с заказчиком. Все материалы купил подрядчик, в том числе он потратил:

 300 000 руб. перечислил продавцу, который не платит НДС;
 1 770 000 руб. заплатил продавцу, который предъявил НДС – 270 000 руб.

Себестоимость самих работ без материалов – 800 000 руб. Налоговая база по НДС у подрядчика составит 2 600 000 руб. (800 000 + 300 000 + 1 770 000 – 270 000). Налог с реализации выполненных работ – 468 000 руб. (2 600 000 ₽ × 18%). Налог к вычету – 270 000 руб. В бюджет подрядчик заплатит 198 000 руб. (468 000 – 270 000).

Если бы те материалы, которые подрядчик купил без НДС, ему передал заказчик на давальческой основе, расчет был бы другим.

Налоговая база по НДС у подрядчика – 2 300 000 руб. (800 000 + 1 770 000 – 270 000). Налог с реализации выполненных работ – 414 000 руб. (2 300 000 ₽ × 18%). Налог к вычету – 270 000 руб. В бюджет подрядчик заплатит 144 000 руб. (414 000 – 270 000).

Экономия – 54 000 руб. (198 000 – 144 000).

Таким образом, если бухгалтер предложит оформить операции иначе, компания получит выгоду.


Составляйте планы. Бюджетные траты нужно планировать заранее. Заведите план основных показателей – доходов, расходов, прибыли, налоговых платежей – на год, квартал, месяц. Контролируйте показатели. Тогда результаты будут предсказуемыми.

Не ленитесь анализировать, какие операции и насколько влияют на налоги. Просчитайте все на цифрах и предложите директору наиболее выгодный вариант. Каждый сэкономленный рубль поднимает ваш авторитет в глазах руководителя.

Не тяните с расчетами. Не ставьте директора перед фактом, что нужна крупная сумма на налоги, в последний день отчетного периода или накануне крайнего срока уплаты. Директору важно, что вы сделали, чтобы результат его устроил.

Сделайте предварительные расчеты, обсудите их с директором, предложите варианты. Так вы исключите фактор неожиданности, и у вас будет время, чтобы вместе подумать и принять верное решение. Например, чтобы не допустить лишних доходов, можно договориться с контрагентами о переносе сроков приемки работ. В стратегическом плане можно поменять налоговый режим, переехать в соседний регион, где действуют льготы, и т. д.

Обвинение 2. «У вас вечные ошибки и проблемы с памятью»

Как избежать обвинений

Да 

Нет 

– брать ответственность за ошибки на себя;

– оправдываться, перекладывать вину на другие отделы;

– обосновать чрезмерную нагрузку на цифрах и попросить помощников.

– жаловаться на длинный список дел, слабое здоровье и предсказания гороскопа.

Распространенный упрек в адрес бухгалтера связан с качеством работы. Конечно, ошибаются все. Однако директор организует бухгалтерскую службу, предоставляет место, технику и программы для работы. Компания выдает бухгалтерам зарплату, оплачивает семинары, курсы повышения квалификации, услуги аудиторов и т. д.

Если посчитать все эти расходы, для компании получится внушительная сумма. Взамен руководитель хочет видеть эффективную работу – верно составленную отчетность, перечисленные в срок налоги и взносы без штрафов и пеней, правильно рассчитанную зарплату и т. д. Если он не впечатлен, то задает вопросы: почему снова так получилось? Вы точно не забудете об этом или мне попросить кого-то другого?

Поддерживайте порядок в документах. Когда будете объяснять директору причины ошибок, не перекладывайте вину на другие подразделения. Например, коллеги из отдела продаж в который раз задержали документы – плохое оправдание.

Составьте график документооборота, приложите к нему заполненные шаблоны документов. Ознакомьте с графиком сотрудников компании под подпись. С согласия директора в локальных актах можно закрепить наказание для сотрудников за просрочку – выговор или лишение премии. Если службы не выполняют график, обращайтесь за помощью к директору сразу.

Посчитайте трудозатраты отдела. Качество работы напрямую зависит от нагрузки на каждого бухгалтера. Посчитайте, сколько времени нужно одному сотруднику на качественное выполнение конкретной функции. Посмотрите, сколько может успеть сотрудник за день, и оцените, что делает работник сейчас.

Если налицо явные переработки, то покажите цифры директору и объясните, что в режиме полной мобилизации сил внимание сотрудников рассеивается, что приводит к ошибкам и забывчивости. Нужна помощь других отделов или еще один бухгалтер хотя бы на неполную ставку.

Пример 2. Как обосновать хроническую нехватку времени на выполнение задач

Бухгалтер проследил, что на качественную обработку одного входящего документа надо потратить две минуты, на исходящий уйдет четыре минуты.

Чтобы упростить данный пример, возьмем месяц, в котором 20 рабочих дней, в каждом из них при стандартной пятидневке – 480 минут (8 ч × 60 мин.).

В месяц в бухгалтерию поступает в среднем 1000 документов. Их нужно внести в программу. Среднее количество документов, которые составляет бухгалтер для контрагентов, – 2000 штук в месяц. В день на работу с бумагами должно уходить 600 минут ((1000 шт. × 2 мин. + 2000 шт. × 5 мин.) : 20 дн.). Это превышает рабочее время на 120 минут (600 – 480).

Чтобы уйти домой вовремя, бухгалтер при обработке документов вынужден экономить 25 процентов времени (120 мин. : 480 мин. × × 100%). За счет этого снижается качество труда. Исправить ситуацию можно, если принять на работу помощника на 1/4 ставки.

Пример 3. Как обосновать нехватку работников из-за увеличения объема работ

Компания получила новый крупный заказ на строительство объекта. Документооборот вырос на 500 документов день. Требуется 14 часов в день, чтобы их обработать. Нужно принять на работу еще двух бухгалтеров, иначе с текущим объемом бухгалтерия не справится.

Главбух обосновал нехватку времени на цифрах и получил дополнительных работников.

Пересмотрите распорядок дня. Директор может привести такой аргумент – прежний бухгалтер справлялся с тем же объемом работ без проблем. В таком случае пересмотрите организацию рабочего времени. Возможно, руководитель прав.

Вы будете успевать больше, если заранее спланировать рабочий день и записать задания со сроком исполнения. Приоритетные и наиболее срочные дела выделяйте цветом или отметкой на полях. Ведите таблицу учета полученных и выданных заданий.

Ведите ежедневник. Записывайте идеи директора о новых видах деятельности компании. Читайте литературу о том, как вести учет для этих видов, потому что совсем скоро они станут реальностью. Директор увидит результаты вашей работы и оценит готовность помочь в любой ситуации.

Учет полученных заданий

Когда получено задание

От кого получено

Что сделать

Какого результата ждать

Кому передать

Срок исполнения

15.08.2018

Директор

Составить отчет по зарплате в разрезе участков

Отчет по форме

Директор

20.08.2018

Учет выданных заданий

Когда выдано задание

Кому

Что сделать

Какого результата ждать

В какой срок

10.08.2018

Бухгалтер по зарплате

Сдать отчет СЗВ-М

Отчет принят без ошибок, есть квитанция о приемке

15.08.2018

Обвинение 3. «Бухгалтерия только перекладывает бумажки и пьет чай»

Как избежать обвинений

Да 

Нет 

– докладывать о результатах;

– в подробностях рассказывать о процессе;

– показывать итоги работы на цифрах, оценить личный вклад в экономию средств компании.

– приводить абстрактные итоги «много работы», «ложные отчеты», «непонятные законы».

Иногда директор сомневается, что бухгалтерия достаточно загружена работой. В таких случаях то и дело поступают странные задания, порой не связанные с работой отдела. Например, подготовить идеи подарков для контрагентов ко Дню строителя, позвонить по списку должникам, в десятый раз составить список каких-нибудь показателей, узнать цены и акции конкурентов, сходить на почту, покормить рыбок и т. д. Звучат такие вопросы: чем вы сейчас заняты? А вы точно сделали, что я просил? Почему так долго?

Поминутный контроль и придирки начинаются, если вы намекнули на повышение зарплаты, премию или предложили увеличить штат.

Говорите не о процессе, а об итогах. Говорите с директором не о процессе работы, а о результате. Часто директор не понимает особенностей работы бухгалтера. Законы меняются каждый день. Чтобы не попасть на штрафы, бухгалтеру приходится уделять время изучению новых документов, разъяснений, консультаций.

Когда директор спрашивает у бухгалтера, чем он занят, тот отвечает, что читал изменения по налогу на имущество. Бухгалтеру очевидно, что это необходимо для работы. Директору – нет. Он не понимает, почему сотрудник за его деньги изучает какие-то изменения, что это дает компании.

Назовите итог: «Появился новый закон по нашему региону – только что опубликовали. Теперь будем платить налог на технику и оборудование в два раза меньше. Сейчас прикину, сколько сэкономим за год, и доложу». Директор уже не станет упрекать вас в бесполезной трате рабочего времени на чтение, а с нетерпением будет ждать цифру экономии.

Еще пример – директор спрашивает, чем занят бухгалтер. Главбух отвечает, что бухгалтерия ежедневно расходует много бумаги и он попросил IT-специалистов настроить принтеры на двухстороннюю печать. Теперь экономия на бумаге – одна пачка в день. Такое объяснение уже не выглядит абстрактным. Оно наверняка устроит директора, ведь опять же вы не тратили время зря – принесли пользу компании, пусть и небольшую.

Переводите результаты в цифры. Часто бухгалтер не может объяснить, что делает. Например, директор проходит мимо кабинета бухгалтерии и видит, что сотрудники пьют чай и беседуют.

Неудивительно, что главбуха после этого вынуждают сократить пару бухгалтеров. Допустим, он возражает – в отделе много работы. Согласитесь, звучит неубедительно. В итоге главбуху приходится работать вдвое больше, еще и с обидой на директора.

В разговоре с директором приводите примеры в цифрах. Руководитель знает, что если спросить у сварщика, сколько у него работы, тот назовет объем. Составьте для себя таблицу и вы. Формулировки «много работы» или «если мы не получим счет-фактуру, то заплатим большой НДС» забудьте.

Директору больше понравится фраза «сегодня мы сдали досрочно пять отчетов и все без ошибок» или «составили памятку для отдела продаж, чтобы получать счета-фактуры вовремя и снижать НДС еще на 50 000 руб. ежеквартально». Не стесняйтесь отметить, сколько вы лично сэкономили денег для компании. Только говорите о том, что уже сделали.

Пример 4. Как обосновать для директора прибавку к заработной плате

Бухгалтер оптимизировал учет работы спецтехники и ГСМ – затраты из-за простоев и лишних расходов на бензин за месяц снизились на 50 000 руб., и сократил должность одного бухгалтера с окладом 25 000 руб.

Экономия – 300 000 руб. в год. Можно попросить процент с этой суммы себе. Если просто просить прибавку, получите придирки и полный контроль с целью найти недочет в работе, чтобы не то что не поднимать зарплату, но и понизить ее.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас