Мы собрали пять самых опасных ловушек в путевом листе, в которые строительные компании попадаются чаще всего. Ведь реквизитов в нем много, и почти во всех из них ошибаться рискованно. Путевой лист не только обоснует расходы на топливо, но подтвердит производственную направленность затрат, связанных с использованием транспорта. Смотрите, как избежать ошибок и штрафов.
Ловушка 1. Новые нормы труда для водителей
С 5 июня 2018 года действует новый режим работы и отдыха водителей (приказ Минтранса от 03.05.2018 № 170). С учетом поправок из этого приказа основные правила таковы.
Не исключены претензии со стороны инспекторов, если они сопоставят время выезда и возвращения машины в бланке с допустимым графиком работы водителей и найдут нарушения. Не стоит заставлять водителей перерабатывать. Штраф – 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Сотрудник может и по собственной инициативе допустить нарушение графика, например из-за проблем на дорогах. Поэтому есть смысл предупредить водителей об ответственности за нарушение режима труда и отдыха. Штраф составляет от 1000 до 3000 руб. (ч. 2 ст. 11.23 КоАП).
Ловушка 2. Маршрут поездки
Важно отразить в путевом листе подробный маршрут служебной поездки. Адрес назначения должен содержать населенный пункт, название улицы, номер дома. В строительной отрасли это не всегда возможно. Например, объект, куда компания доставляет материалы для строительства, может находиться в месте, которому конкретный адрес еще не присвоен. Укажите точные координаты – широту и долготу. С современными навигаторами это не проблема.
В реквизите «Место назначения» надо записать наименование контрагента, для которого везете материалы. Если указать только населенный пункт, то не исключено, что защитить расходы на ГСМ получится только в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Ловушка 3. Реквизиты собственника
С 15 декабря 2017 года в путевом листе появился новый обязательный реквизит. Теперь в сведениях о собственнике транспорта необходимо отражать не только название компании, адрес и номер телефона, но и ОГРН (приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476). Это нужно контролерам, чтобы проще было определить владельца автомобиля. Предупредите ответственных за заполнение бланков сотрудников об ОГРН собственников транспорта.
Ловушка 4. Предрейсовый контроль
Недавнее изменение – обязательная отметка о прохождении предрейсового контроля состояния машины (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17). Такую отметку вправе ставить только сотрудник, аттестованный в транспортной инспекции, в том числе и сам водитель. Если же аттестации ни у кого из работников нет, надо обращаться в сервисный центр. Без отметки о предрейсовом контроле есть риск, что инспекторы снимут расходы на ГСМ. Раз автомобиль не прошел проверку, значит, он неисправен.
Ловушка 5. Расход топлива
В путевом листе надо заполнить расход топлива. Могут возникнуть проблемы со списанием всех затрат на бензин, если проигнорировать Методические рекомендации Минтранса (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). В них содержатся нормы расхода ГСМ, по ним контролеры могут пересчитать расходы. Есть смысл пересматривать нормы в зависимости от времени года: летом расход ниже. Также на нормы влияет и состояние дорог: если компания раньше возила стройматериалы по городу, а затем на дорогах без твердого покрытия, то расход топлива увеличится.