text
Учет в строительстве

Семь причин переходить на электронную первичку

  • 8 июня 2018
  • 17

Расскажем, каких сложностей при переходе на электронный обмен опасаются строительные компании. Большинство опасений беспочвенны.

Компании теряют 7,5 процента всех бумажных документов. Об этом говорят результаты исследования, которое провела компания PricewaterhouseCoopers. Но несмотря на такую статистику, компании все равно продолжают игнорировать электронный обмен. О причинах расскажем далее. Вы увидите, что опасения напрасны.

Причина 1. Обмениваться электронными документами не с кем

В компаниях опасаются, что даже если организовать электронный документооборот, то обмениваться такими документами можно будет разве что с налоговой.

Однако кроме общения с ФНС и фондами электронный обмен также функционирует при проведении экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, а также при проверке сметной стоимости строительства (приказ Минстроя от 12.05.2017 № 783/пр).

В электронном виде можно направить документы для получения разрешений на строительство и ввод объекта в эксплуатацию (постановление Правительства от 04.07.2017 № 788). При проведении госзакупок, обращениях в суды, выдаче больничных, медзаключений и справок также можно использовать преимущества электронного обмена.

Список документов, которые нужно представлять электронно, будет только расширяться. Для строительных компаний особенно актуален электронный обмен документами с постоянными контрагентами – поставщиками и подрядчиками. А также с ресурсоснабжающими организациями – водоканалом, электросетями.

Кроме того, электронный документооборот выгоден для холдингов, где бухгалтер ведет учет не в одной, а нескольких компаниях. На отправку одного отчета может уйти целый день, при том что электронная отчетность позволила бы сократить это время в несколько раз.

Причина 2. Электронные документы – это дорого

Обмен документами через Почту России теряет смысл. На распечатку уходит много времени и бумаги. Тарифы постоянно растут. Отправка одного электронного документа в среднем обходится вдвое дешевле.

А доставка документов курьером и дороже, и не всегда есть такая возможность. К тому же не исключен риск утери бумаг. При использовании электронных документов все операции можно провести за сутки.

Причина 3. Переход на электронный документооборот – это долго

Операторы электронного документооборота обещают небольшим компаниям заменить бумагу на цифровые технологии всего за несколько часов. Наиболее быстрый способ начать работу – воспользоваться доступом к системе через web-интерфейс.

Переход на электронный документооборот может затянуться в компаниях с большим числом сотрудников, филиалами, сложной системой учета. Особенно сложно внедрить цифровые документы в специфическую программу, разработанную или доработанную под конкретную компанию. Весь процесс может занять несколько месяцев, но результат стоит потраченного времени.

Причина 4. Контрагенты не будут работать по-новому

Многие рассуждают так. Если мы перейдем на электронные документы, значит и наши контрагенты тоже должны это сделать и выбрать того же оператора. Но это не так. Сегодня операторы предоставляют возможность получать электронные документы и тем компаниям, которые ни к какой системе документооборота не подключены.

Все что требуется – бесплатно зарегистрироваться у оператора. Также не надо отдельно оговаривать электронный обмен документами в договорах. Достаточно уведомить контрагента письмом, в том числе по электронной почте.

Чиновники объяснили, что способ выражения взаимного согласия на составление счета-фактуры в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует.

Поэтому согласия можно достичь с учетом обычаев делового оборота. А значит, составлять двусторонний документ не обязательно. Достаточно даже просто фактически перейти на обмен электронными документами (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Причина 5. Документы некому подписать

Многих смущает, что работник с правом подписывать электронные документы не всегда может их завизировать. Например, если сотрудник в командировке, на больничном, в отпуске и т. д.

Документы все-таки можно подписать. По закону участники электронного взаимодействия обязаны обеспечить конфиденциальность ключей электронных подписей (ЭЦП). В частности, не допускать их использование без согласия владельцев (ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Получается, что если согласие есть, подписи может использовать и другой человек. Это не отрицают в ФНС и Минкомсвязи. Но чиновники требуют оформить передачу ЭЦП другому лицу приказом, а также получить согласие владельца подписи.

Когда ключ ЭЦП находится на перегенерации, можно отправить бумажный документ с обычной подписью. Но его доставка может занять больше времени, чем процесс перегенерации ключа. Сейчас этот срок составляет от одного до трех рабочих дней.

В небольших компаниях возможна другая проблема. Для создания ЭЦП генеральному директору нужно зарегистрироваться на портале Госуслуг и подтвердить свою личность. Но подчас уговорить директора отправиться в МФЦ очень сложно.

Причина 6. Невозможно учесть документ задним числом

Проводка задним числом – сложившаяся практика. Иногда компании по разным причинам просто не успевают вовремя составить документы. Например, счет-фактуру в течение пяти дней, так как еще нет точных данных.

Как вариант, в пятидневный срок можно выставить счета-фактуры с примерными данными, а затем добавить корректировочные счета.

Помимо этого чиновники разрешают заявить вычет в том же периоде, к которому относится опоздавший счет-фактура. Но только при условии, что покупатель получает счет-фактуру до 25-го числа месяца после окончания квартала, в котором принял на учет товары (письмо Минфина от 02.02.2016 № 03-07-11/4712).

Причина 7. Можно за секунду потерять весь архив

Бухгалтеры переживают, вдруг сломается компьютер и все документы исчезнут. Но если грамотно организовать хранение, это исключено. Убедитесь, что важная информация записана не только на локальных жестких дисках, но и на дисках оператора электронного документооборота.

К тому же можно периодически дублировать информацию на дополнительных сервисах облачного хранения. В таком случае потерять электронные документы гораздо сложнее, чем бумажные.

Особенно это актуально для девелоперов, строителей и проектировщиков. Ведь они работают с большим объемом проектной, сметной и другой документации и вынуждены создавать объемные архивы, пропажа которых – большая проблема. Например, ответственность за хранение бухгалтерских документов несет налогоплательщик (подп. 1, 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас