Командировочные с подвохом – когда все же нужно начислить НДФЛ и взносы

27
Подскажем, надо или нет начислять НДФЛ и взносы с выплат командированным работникам в разных ситуациях.

Суточные и компенсации командированным работникам чаще всего не облагаются НДФЛ и взносами, но бывают исключения.

Мы собрали такие выплаты, которые все же нужно включать в облагаемую базу. Забывать об этом опасно – компании грозит штраф в размере 20 процентов от недоплаты в бюджет.

Суточные за поездку по России

Суточные не облагаются НДФЛ и взносами. Но только если вы платите сотруднику в пределах норматива. Суточные сверх лимита облагаются взносами и НДФЛ.

Когда возникают риски. Суточные не выплачиваются за командировку в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту жительства (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Если сотруднику выдавать суточные или суммы взамен суточных за однодневные поездки, инспекторы потребуют включить эти суммы в доходы. А значит, с них надо перечислить НДФЛ и взносы.

Как быть. Безопаснее не платить суточные за один день, хотя такого запрета в законодательстве нет. Если платите работнику за один день поездки, то начисляйте на эти суммы взносы и НДФЛ.

Но если вы готовы спорить с инспекторами, шансы на победу высоки. Верховный суд РФ уже не в первый раз подтвердил, что суточные за однодневную поездку взносами не облагаются (определение от 11 августа 2017 г. № 310-КГ17-10343).

Закрепите размер и порядок выплаты суточных в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках № 749.

Можно предусмотреть дифференцированный подход к выплатам. Допустим, работник уехал в командировку в 9 утра и возвратился в 6 вечера. Такая поездка не отличается от режима труда в обычный рабочий день. В другом случае командировка начинается в 0.30 и заканчивается в 23.55 того же дня, поездка все равно будет считаться однодневной командировкой, но компенсация в виде суточных будет оправданной (п. 4 Положения № 749).

Предлагаем такую формулировку для локального нормативного акта: «При направлении работников в однодневные командировки суточные выплачиваются, если время нахождения в пути и время выполнения служебного задания суммарно превышают нормальную продолжительность рабочего дня – 8 часов».

Суточные при поездках за рубеж

Нормы суточных для начисления взносов с 2017 года такие же, как для НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ). Если работник отправился в загранкомандировку, суточные в иностранной валюте нужно пересчитать в рубли.

В чем опасность. Если неправильно выбрать дату пересчета и курс, сумма суточных для начисления взносов будет неверной. Значит, вы не доплатите или переплатите взносы.

Как быть. Применяйте такой порядок. Поскольку суточные компания выдала работнику в иностранной валюте, пересчитайте их в рубли по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета. Так как датой выплат для расчета взносов считается день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (п. 1 ст. 424, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Если рассчитанная сумма превысит 2500 руб. в сутки, с перерасхода начислите взносы.

Пример

Как для взносов пересчитать в рубли сумму суточных, выданную в валюте.

Компания из г. Санкт-Петербург направила главного инженера в командировку в Хельсинки на 3 дня. И выдала ему авансом суточные в валюте в сумме 150 евро из расчета 50 евро в сутки.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет. Руководитель компании утвердил его 6 октября. Курс ЦБ РФ для евро на 6 октября – 67,53 руб./EUR. Бухгалтер пересчитал сумму суточных в рубли и начислил взносы со сверхнормативных суточных. За один день загранкомандировки суточные составили:

50 EUR × 67,53  ₽/EUR = 3376,5  ₽.

Не облагается взносами сумма 2500 руб. в сутки. Всего работник получил 10 129,5 руб. (3376,5 ₽ × 3 дн.).

Сверхнормативные суточные составили 2629,5 руб. ((3376,5 ₽ – – 2500 ₽) × 3 дн.).

С этой суммы бухгалтер начислил взносы по общему тарифу:

2629,5 ₽ × 30% = 788,85 ₽.

Компенсация проезда

При командировке суммы возмещения стоимости проезда НДФЛ и взносами не облагаются (ст. 217, 422 НК РФ). Стоимость проезда работник должен подтвердить документами, например билетами на самолет и посадочными талонами.

В чем опасность. Нередко даты в билетах отличаются от дат начала или окончания командировки. То есть когда работник выезжает в командировку раньше – например, в выходной день. Или возвращается позже. Контролеры могут посчитать, что оплата таких расходов не связана с командировкой, и начислить НДФЛ и взносы (ст. 211, 420НК РФ).

Как быть. Если даты в приказе и билетах отличаются на один-два дня, НДФЛ и взносы не начисляйте. Даже если речь идет о выходных и праздниках. Другое дело, если разница больше и причина задержки – отпуск. Чтобы не было споров с проверяющими, НДФЛ и взносы безопаснее начислить независимо от продолжительности отдыха (письмо Минфина от 26 июня 2017 г. № 03-04-06/40023).

Компенсация дополнительного сервиса в пути

Работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику не только расходы на проезд, но и другие расходы, связанные с работой вдали от постоянного рабочего места. Такие суммы освобождаются от НДФЛ и не облагаются взносами.

Когда возникают риски. В стоимость билета на поезд часто включены дополнительные услуги: горячее питание, кондиционер в купе, предметы личной гигиены и др. Инспекторы на местах придираются к таким выплатам.

Они считают, что работник получает доход, если помимо компенсации стоимости проезда получает дополнительные блага в виде питания, зубной щетки и тапочек. А значит, такую компенсацию надо включить в налоговую базу по НДФЛ и начислить взносы.

Как быть. Если у инспекторов возникнут претензии, сошлитесь на разъяснения Минфина (письмо от 7 августа 2017 г. № 03-04-06/50386). Чиновники считают, что взносы и НДФЛ на стоимость дополнительных услуг в билете начислять не нужно.

Трудовой и Налоговый кодексы не уточняют, что понимать под расходами на проезд. Работодатель вправе устанавливать нормы, которые не ухудшают положение работника по сравнению с нормами закона (ст. 9 ТК РФ).

Включите в локальный нормативный акт такой пункт: «При направлении работников в служебные командировки организация обеспечивает проезд сотрудников в вагонах повышенной комфортности (при наличии таких вагонов в составе поезда и билетов на соответствующие места)».



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Политика обработки персональных данных.
    Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62260 от 03.07.2015.

    
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: