Как передавать дела при смене главбуха

74
Смена главного бухгалтера – ситуация, которая требует особого подхода. Ведь это не рядовой, а руководящий работник, который отвечает за ведение бухучета, своевременную сдачу отчетов.

Он может обладать правом банковской подписи, распоряжаться деньгами компании. То есть это уполномоченное лицо, которое несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ч. 8 ст. 243 ТК РФ). В статье вы найдете советы и на случай, если сами увольняетесь, и на случай, когда приходите на смену прежнему главбуху.

Что учесть при увольнении

Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Другого порядка кодекс не предусматривает.

Работодатель не может продлить срок отработки главбуха в одностороннем порядке. Так что после увольнения сотрудника работодатель не вправе заставить его проводить передачу дел другому лицу. Поэтому желательно, чтобы новый главбух принял дела до того, как старый уволится. Но на практике не всегда удается быстро найти замену. Как быть?

В этом случае руководитель компании может:

  • принять дела сам;
  • назначить другого специалиста компании исполнять обязанности главбуха (на то время, пока не найдет подходящую кандидатуру);
  • приказать передать дела специализированной организации, с которой заключит договор на ведение бухучета.

Смена главного бухгалтера: кому и как передать дела

Поскольку главбух за многое в компании отвечает лично, надо определить порядок передачи дел. Это важно, чтобы обезопасить компанию от причинения ущерба. А также чтобы разграничить ответственность старого и нового главбуха по нарушениям, которые могут обнаружить впоследствии.

Передачу дел проводят на основании приказа руководителя компании. Нормативный порядок не установлен. Поэтому работодатель должен разработать его сам и утвердить приказом или другим локальным нормативным актом. С этим документом надо ознакомить главбуха под подпись. Иначе требование его выполнять будет незаконным.

В качестве основы можно, например, использовать старый ведомственный документ – Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами… (утв. Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38).

Порядок передачи дел, если происходит смена главного бухгалтера, такой.

Шаг 1. Издайте приказ.

Укажите в нем лиц, ответственных за прием и передачу дел; сроки и порядок проведения и оформления этой процедуры. Утвердить приказ должен руководитель организации.

Шаг 2. Подготовьте документы, проверьте состояние дел.

Старый главбух должен проверить и привести в порядок все документы – проследить, чтобы их распечатали, подшили и т. д. То есть подготовить к передаче.

Шаг 3. Составьте акт приема-передачи и проведите передачу дел.

В этом процессе участвует комиссия. Акт приема-передачи дел составьте в произвольной форме. Укажите наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Поставьте дату передачи бумаг.

Новый главбух может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих документах, о выявленных расхождениях и несоответствии учетных данных.

Отметим, что при смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует.

Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Шаг 4. Уведомьте налоговую и банк о смене главбуха.

О смене главного бухгалтера надо уведомить налоговую инспекцию и переоформить доверенность на нового главбуха, так как главбух сдает отчеты в ИФНС и представляет интересы компании (участвует в различных комиссиях, сверках, дает пояснения т.д.). 

Если у главбуха было право подписи платежек, сообщите о смене главбуха банку и замените образцы подписей. Иначе банк не будет отвечать за причиненные компании убытки (постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 26 октября 2015 г. № Ф09-7319/15).

Смена главного бухгалтера: какие возникают проблемы

На практике смена главбуха не всегда проходит мирно. Работник может допустить небрежность, недобросовестность и т. д. За нарушения в работе, как мы сказали, его могут оштрафовать административно (разъяснения – в письме Минфина от 17 ноября 2016 г. № 03-02-08/67567).

Дисциплинарные и материальные взыскания применяют к главбуху, как и к любому работнику (ст. 192238241, 243 ТК РФ). Уголовная ответственность грозит главбуху за уклонение от уплаты налогов, если он умышленно участвовал в этих преступлениях (ст. 199199.1 УК РФ).

В чем-то может быть виноват и работодатель. Ответы на частые вопросы – в таблице.

Таблица. Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха

Какая проблема

Как поступить

Как быть, если главный бухгалтер отказывается сдавать дела?

Постарайтесь договориться по-хорошему.
У работодателя, по сути, нет рычагов давления на увольняющегося по собственному желанию недобросовестного сотрудника. Особенно если нет приказа о передаче дел (или другого нормативного акта). Чтобы подать иск в суд, нужны факты материального ущерба. А то, что главбух не участвует в передаче дел, еще не говорит о том, что он не исполняет свои обязанности, как указано в ст. 2.4 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Он просто затрудняет работу для нового главбуха

Что делать, если главный бухгалтер не отчитался за подотчетные деньги?

Удержите при окончательном расчете. Правда, общий размер удержаний не может превышать 20% сумм, которые должен получить работник при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Однако есть арбитражка в пользу работодателя: он вправе удержать всю сумму без ограничения, так как оснований для взыскания этой задолженности через суд нет (определение ВС РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18). Иначе остается договориться и подписать документ о возврате денег частями. Либо все-таки идти в суд

А если главбух уволился, скажем, 31 марта и не сдал отчеты (например, годовой баланс и т. д.)?

Здесь два варианта – либо договориться с главбухом, либо идти в суд. Но работодатель должен доказать, что недобросовестные действия главбуха принесли прямой действительный ущерб компании. То есть это привело к лишним затратам работодателя.
Такой ущерб работник обязан возместить работодателю (ст. 238 ТК РФ). Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника

Как быть, если нарушения, допущенные предыдущим бухгалтером, обнаружили после его увольнения?

Уволившегося главбуха можно привлечь к материальной ответственности за ущерб, который он нанес организации. Поскольку расторжение трудового договора после того, как работник причинил ущерб, не освобождает стороны договора от материальной ответственности (ст. 232 ТК РФ).
К административной и уголовной ответственности бывшего работника можно привлечь только за те нарушения, в отношении которых установлена его вина (п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ, ч. 1 ст. 5 УК РФ). Поэтому если не истек срок исковой давности, компания вправе требовать, чтобы бухгалтер ответил за прошлые нарушения

Что можно сделать, если поменялось несколько главбухов и налоговики доначислили организации налоги, штрафы и пени за прошлые периоды?

Компания может попросить инспекцию о снисхождении. Приведите доводы в возражениях на акт налоговой проверки – укажите на увольнение как на смягчающее вину обстоятельство (перечень не закрытый). Есть судебные решения, когда судьи признали частую смену руководителя и бухгалтера обстоятельством, смягчающим ответственность, и снизили штраф (постановления ФАС Поволжского округа от 13 мая 2009 г. по делу № А65-20641/2008от 22 июля 2008 г. по делу № А12-18829/07)



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: