Как по-новому заполнять путевые листы

265
В путевом листе должна быть отметка о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом, а печать больше не нужна. Расскажите сотрудникам, как теперь правильно оформлять путевые листы. Иначе будут проблемы с расходами.

Путевые листы: что изменилось

1. Отметка о предрейсовом осмотре машины. Как заполнять путевые листы и их обязательные реквизиты, смотрите в приказе Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152.

По новым правилам в путевом листе обязательно должна быть отметка о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик указывает дату и время проверки машины и ставит подпись с расшифровкой – пишет свою фамилию и инициалы.

Теперь требования к путевому листу соответствуют пункту 4 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». В нем предусмотрено, что организации и предприниматели обязаны проводить предрейсовый контроль техсостояния транспорта.

В типовых формах путевых листов есть соответствующие строки. Но раньше в приказе № 152 не было требования обязательно их заполнять. Сейчас его добавили.

Если компания применяет типовую форму путевого листа, требуйте, чтобы ее заполняли с учетом этого дополнения.

Если свою форму и такой отметки в ней не предусмотрено – надо добавить поле для записи о предрейсовом контроле автомобиля. И также следите, чтобы его заполняли.

2. Печать. Печать ставить не требуется, даже если компания от нее не отказалась. Штамп тоже не нужен. Достаточно сведений о собственнике машины – название компании или арендодателя, адрес и телефон. Если поставили печать, это не ошибка.

Почему важно правильно оформить листок

Кто-то скажет, зачем это бухгалтеру? Ведь очевидно, что новый реквизит ввели не для контроля расходов, а чтобы снизить аварийность на дорогах.

Все так. Но налоговики могут придраться. Согласно кодексу компания должна подтвердить расходы документами. А раз в документе нет обязательного реквизита, могут признать, что он неправильно оформлен, и снять расходы.

Ведь путевой лист – это первичный документ, который подтверждает обоснованность затрат на ГСМ, запчасти, ремонт автомобиля для учета в налоговых расходах.

Обязательные реквизиты. Строительная компания – не профессиональный перевозчик. Поэтому она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно и утвердить ее в учетной политике.

Но кроме обязательных для первички реквизитов из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, в ней должны быть все обязательные реквизиты из приказа Минтранса № 152. Поскольку в законе есть специальные обязательные требования к путевым листам (ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта…»).

Срок действия путевого листа. А могут ли налоговики придраться, если листы заполнять не каждый день?

Здесь претензий быть не должно. Выписывать путевые листы ежедневно обязаны только транспортные компании. Всем остальным разрешено оформлять путевой лист на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа Минтранса № 152). Значит, строительная компания вправе самостоятельно установить срок, на который выписывает этот документ. Но не больше месяца.

В письме Минфина от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51 чиновники согласились, что первичные документы можно составлять с такой регулярностью, чтобы можно было судить об обоснованности расходов.

Как разрешаются споры

А может ли строительная копания не учитывать требования приказа № 152?

Это крайне опасно. Неправильно оформленные путевые листы вызовут претензии и у ГИБДД, и у налоговиков. Что приведет к штрафам и снятию расходов.

В плане учета расходов у судей единства нет. Одни поддерживают компании. Другие – налоговиков.

Из-за неправильного оформления путевых листов инспекторы нередко снимают расходы. Основные претензии:

  • компания не указывает подробный маршрут;
  • компания заполняет путевые листы не по правилам приказа Минтранса № 152(например, в путевых листах нет отметки о медосмотре – налоговики расценивают это как один из признаков необоснованности расходов).

Доводы в поддержку компаний. Многие судьи считают, что:

В одном из писем финансисты признали, что нетранспортная организация может подтвердить расходы и другими документами. Например, обосновать пройденный путь данными приборов учета с использованием системы ГЛОНАС (письмо Минфина от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Доводы в поддержку налоговиков. Однако некоторые судьи согласны, что для признания расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль нужны не только кассовые чеки, но и правильно оформленные путевые листы, подтверждающие расход бензина.

В них должны быть:



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: