Три решения на случай, если главбух в марте уходит в декрет

102
Главбух в марте уходит в декрет и отказалась делать годовой отчет. Как компании быть в такой ситуации? Как заключить договор на ведение учета со специальной компанией? Как принять на работу совместителя или нового работника на время декрета главбуха? Ответы на эти вопросы — в статье.

Можно ли передвинуть декрет

Когда главбух уходит в декретный отпуск, перед руководителем встает острый вопрос: как же теперь вести учет и сдавать отчетность? Но отказать главному бухгалтеру в декрете нельзя. Также вы не вправе заставить его сначала сдать отчетность, к примеру годовую. Иначе это будет нарушением Трудового кодекса РФ и прав работника. За это компании грозит два штрафа:

  1. за отказ в предоставлении декретного отпуска – до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
  2. за невыплату пособия – до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).

А если не платить декретное пособие и сотрудница напишет об этом жалобу в прокуратуру, то возможен штраф на руководителя – до 500 000 руб. (п. 2 ст. 145.1 УК РФ).

Главбух может добровольно перенести дату начала декретного отпуска на более поздний срок по сравнению с тем, который врач указал в больничном. Ведь декретный отпуск работодатель предоставляет не только на основании больничного, но и заявления работницы (ч. 1 ст. 255 ТК РФ). В нем она напишет дату, с которой надо ее отпустить. Но в этом случае пособие вы выплатите не за 140, а за меньшее количество календарных дней.

Главбух отказалась передвигать начало декретного отпуска

Если главбух не согласится передвинуть декретный отпуск, то на это время можно:

  1. попросить другого сотрудника временно исполнять обязанности главбуха (если позволяет квалификация);
  2. оформить совместительство;
  3. принять по срочному трудовому договору нового работника;
  4. заключить договор с компанией, которая будет вести учет.

Какой бы способ вы ни выбрали, проведите передачу первички, регистров бухгалтерского и налогового учета и отчетности от старого главбуха новому. Правил, по которым передают дела и оформляют результаты, в законодательстве нет. Поэтому можно издать приказ и акт приема-передачи дел в свободной форме. В акте впишите наименование, дату и другие реквизиты передаваемых документов. В нем же отразите документы, которые отсутствуют. Затем письменно передайте новому главбуху право подписи на документах. А если отчетность сдаете в электронке и подпись оформляли на старого главбуха, то переделайте ее на нового работника или компанию, которая по договору начнет вести за вас учет.

Решение 1. Поручить другому работнику временно исполнять обязанности главбуха

Один работник компании может исполнять обязанности временно отсутствующего коллеги. Причем его работу он будет выполнять во время рабочего дня одновременно с основной (ст. 60.2 ТК РФ). Например, можно предложить штатному бухгалтеру взять на себя работу главбуха на время его декрета.

Если сотрудник согласен временно исполнять обязанности другого, издайте приказ директора и оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем отразите срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, должность и профессию, содержание и объем дополнительной работы (ст. 60.2151 ТК РФ).

Дополнительную работу вы должны оплатить. Однако если в трудовом договоре или должностной инструкции есть условие, что работник выполняет обязанности своего временно отсутствующего коллеги, то отдельно оплачивать это не надо (письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897). Ведь такая работа входит в трудовую функцию. Но при таком подходе возможны споры с проверяющими. Поэтому если вы к ним не готовы, то безопаснее установить небольшую доплату.

Прежде чем поручать сотруднику исполнять обязанности главбуха, проверьте, есть ли у кандидата соответствующие образование, квалификация и стаж. Ведь главбухи должны соответствовать требованиям профстандарта (утв. приказом Минтруда России от 22 декабря 2014 г. № 1061н). Также оцените, сможет выбранный сотрудник успевать делать работу за двоих. Ведь иначе в учете возможны ошибки, за которые будут штрафовать налоговики.

Если в штрафах будет виноват сотрудник, то к нему можно применить дисциплинарное взыскание – замечание, выговор и т.д.

Решение 2. Оформить совместительство и работу по срочному трудовому договору

Если оформляете с работником совместительство, то работу главбуха он будет выполнять в свободное от основной работы время. Причем совместителем может быть как сотрудник из вашей компании, так и из другой организации (ст. 60.1282 ТК РФ). В обоих случаях оформите с кандидатом срочный трудовой договор на время декретного отпуска главбуха (с. 59, 79 ТК РФ).

Кроме совместителя по срочному договору вы можете нанять нового сотрудника на должность главбуха, пока ваш находится в декретном отпуске. В договоре также укажите событие, при котором он истекает (выход главбуха на работу).

Работодатели нередко указывают конкретную дату прекращения срочного договора. Обычно ставят последний день декретного отпуска. Но так делать рискованно. Ведь сотрудница может выйти из декрета раньше срока. В этом случае одну штатную единицу будут занимать два работника, которых вы обязаны обеспечить работой и зарплатой (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Если вы все же уволите временного сотрудника из-за выхода основного, то возможен спор, и увольнение могут признать оформленным с нарушением условий договора.

Поэтому, когда дату окончания срока договора определить проблематично, условие о срочности трудовых отношений можно сформулировать так:

«Настоящий договор заключен на время отсутствия главного бухгалтера Степановой Анастасии Ивановны в связи с отпуском по беременности и родам».

Совместителю можно установить любую продолжительность рабочего дня, но с учетом ограничения — не более 4 часов в день. Но есть случаи, когда совместитель вправе трудиться весь рабочий день. Это дни, когда по основному месту сотрудник свободен от исполнения обязанностей.

За все ошибки в учете отвечать будет совместитель или сотрудник, который исполняет функции главбуха во время ее декретного отпуска. За нарушения, которые возникли до декрета, ответственность несет старый главбух.

Решение 3. Заключить договор с компанией, которая будет вести учет

На время декретного отпуска главбуха можно заключить договор с организацией, которая за вознаграждение будет вести учет в компании. Главный минус такого варианта – за ошибки в отчетности налоговики выпишут штраф на вашу организацию.

За ошибки в декларации и другие налоговые нарушения отвечает не представитель, а сама компания. Но есть исключение. Если за налоговое нарушение предусмотрена уголовная ответственность, то наказать могут не только руководителя и главбуха компании, но и представителей, которые подписывают отчетность по доверенности (письмо Минфина от 13 октября 2016 г. № 03-02-08/59759).

Однако с представителя можно взыскать ущерб. Ведь он отвечает перед компанией-доверителем по правилам гражданского или трудового законодательства. Поэтому если отчетность за вас сдает компания по договору, то включите в него пункт о компенсации штрафов.



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас


    Рассылка



    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×

    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: