Самые частые ошибки в расчете отпускных

202
Осторожнее с премиями при неполном расчетном периоде. Когда их надо корректировать – смотрите на примерах. Какие ошибки при расчете отпускных допускают чаще всего, мы расскажем в статье.

Ошибки в расчете отпукных: неверно определили состав выплат

Иногда бухгалтер не учитывает «положенные» выплаты или, наоборот, включает в расчет среднего заработка лишние суммы.

Выплаты, в том числе премии, которые включаются в расчет среднего заработка, должны быть:

  • предусмотрены системой оплаты труда, то есть зафиксированы в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных нормативных актах организации;
  • выплачены за труд, то есть за работу, которую выполняет работник в соответствии со своими трудовыми обязанностями.

Проверьте внимательно все выплаты, которые вы берете для расчета отпускных.

Какие виды выплат включать в расчет, какие – нет, смотрите в таблице ниже.

Пример 1 

ООО «СеверСтрой» выплатило работникам премию к Дню строителя. Это разовая премия производственного характера к профессиональному празднику (ее компания выплачивает без учета фактической отработки). Она предусмотрена положением об оплате труда организации.

Эту премию включают в расчет среднего заработка для расчета отпускных (подп. «н» п. 2 Положения № 922).

При этом для отпускных ее нужно скорректировать пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Как это сделать, покажем в примере 2.

Какие выплаты берут в расчет для отпускных

Учитывают (п. 2 Положения 922)

Не учитывают (п. 3 Положения 922)

Все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. К ним относятся:
– зарплата;
– надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;
– выплаты, связанные с условиями труда (в том числе районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате);
– доплаты за тяжелые, вредные и опасные условия труда, ночные, праздничные, сверхурочные и т. д.;
– премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
– другие виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда

Выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда. В их числе:
– материальная помощь;
– оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и пр.

А если компания предусмотрела в положении об оплате труда компенсацию стоимости питания и проезда работников? Такие выплаты в расчет не берут.

Если бухгалтер включил их в расчет среднего заработка – это неправильно, так как эти суммы – не оплата труда. Они имеют компенсационный характер.

Ошибки в расчете отпукных: полностью учли разовую премию

С ежемесячными и квартальными премиями ошибок обычно не бывает, так как их начисляют уже с учетом отработанного времени. И поэтому берут в расчет в полном объеме.

А вот с единовременными премиями часто ошибаются. Эти премии не носят постоянного характера. Их выплачивают за какое-то конкретное достижение.

Например, за то, что работник быстро и качественно выполнил особо важную и срочную работу, в которой возникла необходимость:

  • устранил аварию на стройке;
  • исправил брак (допущенный не по его вине), когда заказчик предъявил претензию, и т. д.

К таким выплатам относится и премия к профессиональному празднику – Дню строителя, если она предусмотрена положением об оплате труда, коллективным договором и т. п.

Размер разовой премии определяет руководитель, и ее сумма не зависит от времени, фактически отработанного работником в каком-то месяце.

Если расчетный период человек отработал не полностью (были исключаемые периоды), эту премию при расчете отпускных учесть в полной сумме нельзя.

Ее надо скорректировать пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (абз. 5 п. 15 Положения № 922).

Порядок такой:

  • определите количество рабочих дней в расчетном периоде по производственному календарю (К1);
  • определите количество рабочих дней, фактически отработанных работником в расчетном периоде (К2);
  • рассчитайте сумму премии, приходящуюся на отработанное время по формуле:

П СКОРР. = П / К1 К2,

где П скорр. – скорректированная премия, П – полная премия.

Пример 2

Прораб Белов К.А. идет в отпуск на 14 календарных дней с 11 по 24 июля. Расчетный период – с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. Работник отработал его не полностью – в июле 2015 года был в очередном отпуске 28 календарных дней (с 1-го по 28-е). В исключаемом периоде – 20 рабочих дней.

Оклад работника – 60 000 руб.

В сентябре 2015 года Белову была начислена единовременная премия в размере 80 000 руб. за досрочно сданный объект. Если учесть ее в расчете полностью – это ошибка.

Премию надо скорректировать. Делают это так.

Всего в расчетном периоде 248 рабочих дней (131 дн. в 2015 году + 117 дн. в 2016 году):

2015 год

2016 год

Месяц

Количество рабочих дней

Месяц

Количество рабочих дней

Июль

23

Январь

15

Август

21

Февраль

20

Сентябрь

22

Март

21

Октябрь

22

Апрель

21

Ноябрь

20

Май

19

Декабрь

23

Июнь

21

Итого

131

Итого

117

Из них Белов отработал 228 рабочих дней (248 – 20).

Размер премии для расчета среднего заработка составит:

80 000 руб. : 248 раб. дн. 228 раб. дн. = 73 548,39 руб.

И затем уже рассчитаем отпускные.

Для этого понадобятся следующие показатели.

1. Общий заработок за расчетный период.

За 11 месяцев работнику начислено 660 000 руб. (60 000 руб. 11 мес.).

Заработок в неполном месяце – июле 2015 года – 7826,09 руб. (60 000 руб. : 23 раб. дн. × 3 раб. дн.).

Всего за расчетный период без учета премии он равен 667 826,09 руб. (60 000 руб. × 11 мес. + 7826,09 руб.).

С учетом премии заработок составит 741 374,48 руб. (667 826,09 + 73 548,39).

2. Количество календарных дней в расчетном периоде.

В неполном месяце нельзя взять количество календарных дней за отработанное время просто по календарю. Считайте их из среднемесячного числа календарных дней 29,3.

Один месяц в расчетном периоде работник отработал не полностью. Определим количество календарных дней в этом месяце, которые приходятся на отработанное время (п. 10 Положения № 922):

Общее количество календарных дней в расчетном периоде – 325,14 (11 мес. × 29,3 к. дн. × 2,84 к. дн.).

3. Среднедневной заработок. Он равен 2280,17 руб. (741 374,48 руб. / 325,14 к. дн.).

Теперь рассчитаем сумму отпускных:

Если включить в расчет всю разовую премию, отпускные составили бы 32 200,18 руб. ((667826,09 руб. + 80 000 руб.) : 325,14 к. дн.  × 14 к. дн.).

То есть получились бы лишние 277,8 руб. (31 922,38 – 32 200,18).

Когда работников в компании много и бухгалтер допускает такую ошибку систематически, переплата может составить значительную сумму.

Допустим, когда компания выдает всем работникам премию ко Дню строителя. Или другую массовую разовую премию, которая входит в расчет среднего заработка.

Ошибки в расчете отпукных: полностью учли годовую премию

Многие компании выплачивают годовую премию в фиксированной сумме – без учета отработанного времени. Если сотрудник отработал расчетный период не полностью, ее тоже нужно скорректировать – учесть премию частично.

Пример 3

Изменим условия примера 2. Вместо разовой премии Белов получил годовую премию за 2015 год в феврале 2016 года – 60 000 руб. Все остальные цифры – те же.

Компания выплачивает годовую премию в фиксированном размере – 100 процентов от оклада всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти лет (при отсутствии дисциплинарных взысканий).

Для расчета отпускных бухгалтер скорректировал ее пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде:

Эту сумму он включил в общий заработок за расчетный период и начислил отпускные:

Если бы бухгалтер учел премию полностью, отпускные составили бы 31 339,01 руб. ((667 826,09 руб. + 60 000 руб.) : 325,14 к. дн. × 14 к. дн.).

Переплата в этом случае составила бы 208,35 руб. (31 130,66 – 31 339,01). Поскольку премия носит массовый характер, общая сумма расхождений при такой ошибке будет значительной.

Ошибки в расчете отпукных: не полностью учли годовую премию

Бывает наоборот – бухгалтер корректирует премию, когда это не требуется. То есть учитывает при расчете отпускных часть годовой премии, которая приходится на расчетный период.

Пример 4

Возьмем условия из примера 3, но без исключаемого периода. То есть расчетный период Белов отработал полностью.

В расчет берем весь заработок – 780 000 руб. (60 000 руб. × 12 мес. + 60 000 руб.). Иными словами, оклад за 12 месяцев плюс премия.

Затем определяем среднедневной заработок:

И начисляем отпускные:

Если бухгалтер сначала скорректировал премию исходя из периода, за который она начислена, – это ошибка.

Вот как выглядит неправильный расчет.

Общее количество рабочих дней в расчетном периоде 248 (см. таблицу в примере 2), в том числе:

– за период с 1 июля по 31 декабря 2015 года – 131;

– за период с 1 января по 30 июня 2015 года – 117.

Для отпускных бухгалтер взял часть годовой премии, пропорционально времени, за которое она начислена:

И рассчитал отпускные так:

То есть не доплатил работнику отпускные.

Недоплата составила 1127,1 руб. (31 058,02 – 29 930,92). В таком случае отпускные надо пересчитать и доплатить работнику разницу.

Ошибки в расчете отпукных: посчитали отпускные из оклада

Когда в расчетном периоде и до его начала нет заработка, тоже возникают сложности. Например, если бухгалтер берет для расчета весь оклад. А его надо скорректировать – взять часть, которая приходится на время, отработанное до отпуска (п. 7 Положения 922).

Пример 5

Сметчицу Костину М.И. приняли на работу с 1 июля 2016 года с должностным окладом 25 500 руб. По согласованию с руководством по ее просьбе ей предоставили ежегодный отпуск авансом с 22 по 28 июля (семь календарных дней). Расчетный период – с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. Ни в самом расчетном периоде, ни до него заработка у работницы не было.

Всего в июле 21 рабочий день, отработано до отпуска 15 рабочих дней.

Заработок до отпуска составил 18 214,29 руб. (25 500 руб. / 21 р. дн. × 15 р. дн.).

Ни одного полностью отработанного месяца в расчетном периоде нет.

Поэтому для расчета отпускных надо взять начисленный до отпуска заработок и количество календарных дней, приходящихся на отработанный до отпуска период (абз. 23 п. 10 Положения 922).

Количество календарных дней, учитываемых для расчета отпуска, – 19,85 (29,3: 31 × 21).

Отпускные надо посчитать так:

Если же бухгалтер посчитал отпускные из оклада – это ошибка.

Неверный расчет выглядит так:

То есть ошибка в том, что компания недоплатила работнице 331,03 руб. (6423,18 – 6092,15).

Если вы ошиблись в расчете – начислили меньшую сумму, доплатите работнику отпускные. Когда наоборот – не забывайте, что удержать переплату можно только при арифметической ошибке. Если вы применили неверный алгоритм – без согласия работника удержать деньги нельзя.



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Спасибо, что посетили наш сайт!

    Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

    Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

    Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: