Первичные документы утрачены...

1368
Комарова О. Ю.
"АКАДЕМИЯ АУДИТА", директор департамента бухгалтерского учета
Как правило, даже пожар или затопление не освобождает строительную организацию от обязанности уплачивать налоги и сдавать отчетность. А ведь в результате этого крайне неприятного события первичные документы бухгалтерии могут быть испорчены. Как же действовать в подобной ситуации, чтобы в дальнейшем избежать негативных последствий?
Что грозит за утрату документов?
Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяет в обязанность организации обеспечить сохранность первичных документов.
Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском - пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Какая же ответственность за утрату документов может грозить строительной компании и ее должностным лицам? Давайте разбираться.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ - ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА


Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.
Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.
А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ - по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.
Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.Вину должны доказывать инспекторы

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым организация не представила запрашиваемые бумаги.
Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по ее вине.
При этом обязанность по доказыванию вины организации лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц компании в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.
Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать организацию, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.Что поможет защититься?
Защититься организации помогут следующие аргументы.
Во-первых, можно предъявить в суде принятое в компании положение о документообороте, архивном деле.
Во-вторых, организация может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения офиса были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.
Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия организация успела застраховать помещения, где хранились документы. Решения арбитражных судей

В судебной практике есть случаи, когда рассматривались дела о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.
К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).
Однако есть и отрицательный пример - постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1.
Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.Действия бухгалтера при утрате «первички»

Итак, документы утрачены. Что же следует предпринять в этом случае?ПОДГОТОВКА ОПРАВДАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара - это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления - справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию. Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.
Если же документы были украдены - справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены - копия постановления о приостановлении уголовного дела).ПРИНЯТИЕ МЕР ДЛЯ ВОССТАНОВЛЕНИЯ УТРАЧЕННЫХ БУМАГ

То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, - завхоза, начальника службы безопасности и т. п.
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.
Алгоритм действий при утрате «первички» определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от
13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В их письме сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных - у контрагентов.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВОССТАНАВЛИВАТЬВосстанавливать в первую очередь следует те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Ведь их отсутствие чревато для организации самыми неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налогов и штрафов.
Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках). Однако если вместо применения расчетного метода налоговики будут определять объем налоговых обязанностей налогоплательщика по неполным и документально не подтвержденным данным, то судьи могут признать их налоговые претензии неправомерными (см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 2 июня 2008 г. № Ф03-А73/08-2/1272).


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас


Рассылка



© ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015


Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Спасибо, что посетили наш сайт!

Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: