Представительские расходы строительной компании

1481
Елин А. С.
Автор: Елин А. С.
"АКАДЕМИЯ АУДИТА", генеральный директор компании
От успешного проведения переговоров зависит развитие бизнеса. Организуя встречи с партнерами, фирма несет определенные затраты. Какие из них относятся к представительским? Признаются ли расходы на цветы, подарки, алкоголь? Какими документами подтвердить деловой характер мероприятия? Ответы - в нашей статье.
Какие расходы считаются представительскими
Обратимся к нормам законодательства.
В бухгалтерском учете четкого определения нет. Поэтому к представительским можно отнести любые понесенные строительной компанией расходы, которые считаются таковыми согласно обычаям делового оборота. Отражаются они по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».
В налоговом учете все гораздо строже. Определение, используемое для целей налогообложения, дано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества. А также - затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа компании, независимо от места проведения указанных мероприятий.
Более того, здесь же приведен конкретный перечень представительских расходов. К ним относятся:
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа, и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, при проведении представительских мероприятий.
Обратите внимание: по мнению налоговиков, этот перечень является закрытым и иные виды затрат представительскими не считаются.
Есть и прямое указание на то, что к представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.Решение спорных вопросов
Что делать, если строительная компания понесла расходы, которые, согласно обычаям делового оборота, являются представительскими, но прямо в перечне не упомянуты? На практике между организациями и налоговиками по этому поводу часто возникают разногласия. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации.ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ПЕРЕЧЕНЬ РАСХОДОВ ЗАКРЫТЫМ?
Например: деловые переговоры велись в течение нескольких дней. И все это время принимающая компания оплачивала партнерам завтраки, обеды и ужины (которые не носили официального характера). Могут ли такие затраты быть учтены при налогообложении прибыли?
На этот вопрос Минфин России в письме от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157 ответил отрицательно. Чиновники разъяснили, что указанные расходы должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, либо за счет суточных, либо за счет их собственных средств.
И таких примеров немало. Так, по мнению специалистов официальных ведомств, не относятся к представительским расходам затраты на приобретение сувениров для деловых партнеров, покупку цветов, оформление виз для сотрудников иностранной компании и т. д.
Во всех приведенных случаях чиновники ссылаются на закрытость перечня представительских расходов.
Если же организацию подобный подход не устраивает - есть шанс отстоять свою точку зрения в суде. Судьи, как правило, соглашаются с тем, что указанный перечень исчерпывающим не является. А при решении вопроса об отнесении тех или иных затрат к представительским расходам прежде всего следует исходить из их экономической оправданности.
Так, например, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006 (30552-А81-27) указал на то, что расходы на гостиницу для представителей других организаций, участвующих в переговорах, относятся к представительским расходам.
А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006 (22165-А46-40) признал правомерным включение в состав представительских расходов стоимость цветов и шоколадных конфет, предназначенных для представителей других организаций.АЛКОГОЛЬ И ТАБАК ПОД ЗАПРЕТОМ?
Много вопросов вызывает и возможность учета расходов на приобретение алкоголя и табачных изделий для проведения официального приема.
Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить их из состава представительских расходов, нет.
Согласны с этим и финансисты (см. письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136). Дело в том, что в налоговом законодательстве не содержится каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях.
Для признания затрат их необходимо подтвердить соответствующими документами.
Какими? Давайте разбираться.РЕКОМЕНДАЦИИ ЧИНОВНИКОВ


Перечня документов, подтверждающих представительские расходы, ни в Налоговом кодексе РФ, ни в других нормативных
актах нет. Однако время от времени советы по этому поводу дают представители фискальных органов. По их мнению, такими документами могут являться:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий;
- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;
- отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям), в котором указываются: цель представительских мероприятий и результаты их проведения; дата и место проведения; программа; состав приглашенной делегации; участники принимающей стороны; величина расходов на представительские цели.
Такие разъяснения даны в письме УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. № 20-12/89121.2.
Обратите внимание расходы на оплату проживания участников иностранной делегации не могут быть учтены в составе представительских расходов (см. письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).
Чтобы избежать возможных претензий при проверке, рекомендации чиновников лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.
Как это сделать? Расскажем подробнее.ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ

Подготовку необходимых документов можно условно разбить на три этапа. Это составление:
- общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;
- документов, связанных с подготовкой конкретного мероприятия;
- документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Основной документ, оформляемый на первом этапе, - это смета представительских расходов на отчетный год. Она составляется в произвольной форме на основании сведений о планируемых мероприятиях и содержит статьи расходов и общие показатели стоимости предполагаемых затрат. Утверждается руководителем организации.
На основании сметы издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет).
На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия.
В первую очередь - это приказ руководителя об организации официальной встречи с назначением ответственного лица. В нем также могут содержаться конкретные распоряжения (направить приглашения, арендовать помещение для проведения официальных переговоров и т. д.).
Обязательно должна быть указана цель прибытия представителей сторонней организации (проведение переговоров в рамках уже заключенного строительного контракта либо установление новых деловых связей).

Вот примерный образец такого приказа.


Образец

ЗАО «Домостроительный комбинат № 5»

Приказ № 287

Об организации встречи

с представителями компании «АБС-Недвижимость»

16 июня 2008 г. г. Москва

В целях расширения совместного бизнеса приказываю:

1. Организовать в период с 25 по 27 июня 2008 года в помещении головного офиса ЗАО «Домостроительный комбинат № 5» переговоры с представителями компании «АБС-недвижимость» по вопросу увеличения объемов инвестирования в рамках заключенного контракта от 1 марта 2008 г. № 25/1 о строительстве торгового центра по адресу: Москва, ул. Полевая, вл. 7.

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Шевцова.

3. Поручить Е.Н. Шевцову обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие с учетом участия в переговорах по трем представителям с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Шевцову обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании «АБС-недвижимость» о цели, месте и времени встречи.

Директор ЗАО «Домостроительный комбинат № 5»РудовТ.Г. Рудов


Затем в соответствии с приказом составляется смета представительских расходов для проведения данного конкретного мероприятия.
Последний этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за организацию деловой встречи уже после ее окончания.
Он должен составить отчет о проведении мероприятия, в котором указать цель и результаты встречи, дату и место ее проведения, программу мероприятий, состав приглашенной делегации, участников принимающей стороны, величину произведенных расходов на представительские цели. И приложить оправдательные первичные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. К ним относятся кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры и т. п.
Если же компания заключала договор на обслуживание со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания), документальным подтверждением представительских расходов будут служить договор, счет-заказ и акт оказанных услуг, а также кассовый чек либо копия платежного поручения (в случае безналичной оплаты).
При осуществлении наличных расчетов указанные документы прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица.
Обратите внимание: первичные документы должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями. То есть содержать все обязательные реквизиты: наименование документа, дату его составления, наименование организации, составившей документ, содержание операции, количественные и денежные измерители, наименование должностей ответственных лиц и их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).Особенности налогообложения
Представительские расходы при исчислении прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только в пределах установленного пунктом 2 этой статьи норматива.НОРМИРОВАНИЕ ЗАТРАТ
Ограничение такое: 4 процента от расходов организации на оплату труда. Это означает, что в течение отчетного (налогового) периода уменьшить прибыль можно только на сумму тех представительских затрат, которые укладываются в указанную величину.ПРОБЛЕМЫ С НДС
Следует учесть, что нормируются не только сами расходы, но и относящийся к ним «входной» НДС, предъявленный строительной компании поставщиками. То есть сумму налога, приходящуюся на «лишние» расходы, принять к вычету нельзя. Такое правило установлено пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

ДЛЯ ТЕХ, КТО «ЛИШНЮЮ» РАБОТУ ДЕЛАТЬ НЕ ЗАХОЧЕТЕсли же компания сочтет требования налоговиков по оформлению документов излишними, отстоять свою позицию ей поможет определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 16343/07.
В нем арбитры поддержали организацию, указав, что для подтверждения представительских расходов достаточно составить акт об использовании денежных средств на представительские цели и приложить к нему счета и кассовые чеки.
Требования инспекции о представлении дополнительных документов, в частности программы мероприятий, списка состава делегаций с указанием должностей с приглашенной стороны, исполнительной сметы на каждую встречу и другие, судьи сочли не основанными на законодательстве.

Здесь возникает одна довольно серьезная проблема. Дело в том, что налоговые периоды по НДС и налогу на прибыль не совпадают. По налогу на добавленную стоимость - это квартал (с 1 января 2008 года для всех). А по налогу на прибыль - календарный год.
Поэтому возможна ситуация, когда ту часть расходов, которая не уложилась в норматив по итогам квартала, можно будет списать по итогам налогового периода (года в целом).
Для последующего списания расходов препятствий нет.
А вот по налогу на добавленную стоимость главное финансовое ведомство запрещает переносить на другие кварталы остаток не принятой к вычету суммы НДС.
Эта позиция изложена в письме Минфина России от 11 ноября 2004 г. № 03-04-11/201.ПРИМЕРЗАО «ДСК № 5» в I квартале 2008 года израсходовало на представительские нужды - официальный ужин в ресторане «Ривьера» - согласно счету-фактуре, предъявленному поставщиком, 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.). Общая сумма расходов на оплату труда за тот же квартал составила 500 000 руб. Для упрощения примера предположим, что других представительских расходов в течение данного периода не было.
Рассчитаем, какую сумму представительских расходов и относящегося к ним «входного» НДС организация может учесть в целях налогообложения прибыли и принять к вычету.
Предельная сумма представительских расходов, уменьшающая базу по налогу на прибыль, составит 20 000 руб. (500 000 руб. 5 4%).
Соответствующая ей сумма «входного» НДС будет равна 3600 руб. (20 000 руб. 5 18%). Эту сумму в I квартале 2008 года ЗАО «ДСК № 5» вправе принять к вычету.
Счет-фактуру, предъявленный рестораном «Ривьера», бухгалтер зарегистрировал в книге покупок в сумме, не превышающей норматив (23 600 руб., в том числе НДС - 3600 руб.). Основанием для этого стала бухгалтерская справка-расчет.
Остаток «входного» НДС в сумме 5400 руб. (9000-3600), по мнению Минфина России, принять к вычету нельзя (не только в указанном периоде, но и вообще никогда). Несмотря на то что по итогам полугодия, девяти месяцев и года не признанные ранее расходы могут уложиться в норматив.
Бухгалтерия ЗАО «ДСК № 5» решила последовать указаниям финансистов. В учете были сделаны следующие записи:ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60- 50 000 руб. (59 000 - 9000) - учтены представительские расходы;ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60- 9000 руб. - выделен НДС по представительским расходам;ДЕБЕТ 09
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»- 7200 руб. ((50 000 руб. - 20 000 руб.) 5 24%) - отражен отложенный налоговый актив;ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
КРЕДИТ 19- 3600 руб. - принят к вычету «входной» НДС по представительским расходам в пределах норматива;ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 19- 5400 руб. - списан «входной» НДС по представительским расходам, превышающим норматив (эта сумма налогооблагаемую прибыль компании не уменьшает);ДЕБЕТ 99
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»- 1296 руб. (5400 руб. 5 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство по списанному НДС.

По мнению автора, «приговор», вынесенный специалистами главного финансового ведомства, далеко не бесспорный. Ведь вычет НДС по нормированным расходам привязан к тому, какие суммы фирма может учесть при расчете налога на прибыль. И так как налоговым периодом по прибыли является календарный год, результаты могут меняться. А значит, и сумму вычета можно корректировать в течение и по итогам года. Никаких запретов на этот счет Налоговый кодекс РФ не устанавливает.
При этом делать какие-либо корректировки по НДС за прошедшие налоговые периоды не придется. Так как право на вычет возникает именно в том квартале, когда нормируемые расходы перестают быть сверхнормативными (то есть при подведении очередных итогов). Основанием для повторной регистрации в книге покупок счета-фактуры, учтенного ранее не полностью, также будет служить бухгалтерская справка-расчет.
Однако в этом случае высока вероятность возникновения налоговых споров с проверяющими. Судя по отсутствию арбитражной практики по данному вопросу, большинство компаний предпочитают не спорить и принимают НДС к вычету по методике, рекомендованной Минфином России.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас


Опрос

Компания, в которой вы работаете бухгалтером:

  • застройщик 38.6%
  • подрядчик (генподрядчик, субподрядчик) 47.37%
  • технический заказчик 8.77%
  • риэлтор 1.75%
  • другое 3.51%
Другие опросы

Рассылка



© ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015


Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Спасибо, что посетили наш сайт!

Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: