Убедитесь, что вы правильно заверяете сшивки документов

196
Какие способы позволят уменьшить количество бумаг, которые запросили налоговики? Бумажные копии компания лучше заверяет самостоятельно? Можно ли сшить их в пачки? Убедитесь, что вы правильно заверяете сшивки документов. Подробности в статье.

Специфика строительных компаний в том, что документов у них очень много. Но способы уменьшить количество представляемых бумаг есть. Посоветуем, как действовать.

Сшивки документов: какие документы можно не сдавать

Первый способ – не сдавать бумаги, которые вы уже подавали. Если у вас отлажен контроль за письмами из инспекции и описями документов, которые вы ранее представляли при проверках, то часть запрошенных бумаг сдавать не придется. Достаточно сослаться на номера и даты писем или отправить их копии.

Правда, некоторые бухгалтеры опасаются, что так можно испортить отношения с налоговиками. Отвечу: у инспекторов есть возможность ознакомиться с оригиналами документов или провести их осмотр. Поэтому вполне законный отказ компании противодействием не является и не лишает контролеров возможности провести проверку.

Какие бумаги налоговики примут в электронном виде

Второй способ – отправить документы электронно (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но пока передать в электронном виде можно только те документы, для которых ФНС утвердила электронный формат. Их перечень – в таблице ниже.

Документы, которые можно представить в ИФНС электронно (таблица)

Наименование

Основание

Документ о передаче товаров при торговых операциях

Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551

Документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг)

Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552

Товарная накладная по форме № ТОРГ-12

Приказ ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Счет-фактура

Приказ ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93

Корректировочный счет-фактура

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур

Книга покупок и книга продаж

Дополнительные листы к книге покупок и книге продаж

Опись документов

Приказ ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465

Однако здесь нужно учесть следующее. Передать документы электронно можно лишь в том случае, если они изначально были составлены в соответствии с установленным форматом (письмо ФНС России от 9 сентября 2015 г. № СА-4-7/15871). Такое же мнение высказывают и суды (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 марта 2012 г. № 09АП-4725/2012-АК).

Представить документы компания может по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика. При этом их надо подписать усиленной электронной подписью (письмо ФНС России от 23 ноября 2015 г. № ЕД-4-2/20421).

Поэтому, скажем, просто отсканировать обычный бумажный счет-фактуру и отправить его в инспекцию в формате TIF, JPG или PDF нельзя. Дело в том, что бланк в виде картинки не пройдет форматно-логический контроль и инспекция его не примет. Правомерность такого подхода неоднократно подтверждал Минфин (письма от 13 ноября 2015 г. № 03-02-08/65721от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409,от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1–190).

Таким образом, если у вас налажен электронный документооборот, то это сильно упростит задачу.

Сшивки документов: как сшить и заверить бумаги

Итак, вы воспользовались обоими способами:

  • подобрали описи по ранее сданным документам;
  • передали все возможные бумаги электронно.

А в требовании осталась еще масса документов. Их придется заверить и сдать на бумаге. Как это сделать?

Сшивки документов: как подготовить пачку

Сшивки документов, первое правило: объем пачки не должен превышать 150 листов. Сшить бумаги надо так, чтобы инспекторы могли работать с ними, не повреждая пачку.

Второе правило – о том, как сшивать.

В пачке может быть один многостраничный документ. А может быть и 150 документов на одном листе каждый.

Начнем с многостраничного документа.

Например, в одну пачку можно уместить налоговый регистр или карточку бухгалтерского счета. В данном случае одна пачка – это один документ, следовательно, заверять каждый лист не надо. Достаточно:

  • пронумеровать листы сплошной нумерацией;
  • проколоть 2–4 отверстия дыроколом;
  • прошнуровать;
  • заклеить на внешней стороне последнего листа сшитые нити и место скола бумажной наклейкой и проставить на ней заверительную подпись и печать.

Заверительная подпись должна содержать: должность, подпись, инициалы лица, количество листов и дату заверения. Печать должна захватывать часть заверительного листа с подписью.

Таким же образом сшивают любой многостраничный документ меньшего объема, который состоит, допустим, всего из 2–3 листов – формы № КС-2№ КС-3, сметы и т. д.

А вот документы, которые состоят из одного листа, придется заверить каждый отдельно. И те и другие (то есть многостраничные документы небольшого объема и однолистовые документы) можно сшить в пачку или не сшивать – отдать по отдельности. Ведь чиновники оговорили только максимальный объем пачки.

Значит, минимальный размер никем не установлен.

Так что отдельные правильно заверенные документы можно сдать и россыпью. Обычно это всего лишь вопрос удобства. Пачку сложнее забыть или потерять.

Сшивки документов: как сшивать документы не следует

Допустим, бухгалтер прошил и заверил 15 смет по 10 листов каждая. А потом решил сшить их в одну пачку. Так делать не стоит. Потому что уже прошитые и заклеенные документы лягут один на другой. Все заверительные надписи закроются. А сзади будет нагромождение бумаги и веревок.

Некоторые делают иначе. Либо не формируют пачку из небольших многостраничных документов и сдают их по отдельности, ставя в коробки. Либо каждый документ прошивают тонкими нитями по верхнему левому краю, заверяют, а уже всю пачку целиком заверяют посередине. Кто-то верхний край документа скрепляет степлером, а всю пачку прошивает и заверяет посередине.

Можно ли так поступать? С одной стороны, с точки зрения заверения это не совсем правильно. С другой стороны, случаи штрафов за то, что документы сданы в таком виде, – единичны. Многие суды не считают это нарушением и отменяют штрафы налоговиков. Ведь по факту документы есть, и пачка заверена должным образом. Что давало инспекции возможность их проверить.

Однако в последнее время практика все чаще складывается в пользу налоговиков. Рост махинаций с фирмами-однодневками в строительном бизнесе приводят к тому, что суды принимают сторону инспекций. Арбитры не хотят признавать факсимиле, клише и иные способы заверения, которые противоречат ГОСТ Р 51511–2001ГОСТ Р 51141–98 (сейчас он заменен на ГОСТ Р 7.0.8–2013), ГОСТ р 6.30–2003. Об этом свидетельствуют постановления:

В связи с чем следует учесть такую опасность.

Статья 93 НК РФ не предусматривает возврат документов на переделку. Так что о «сюрпризе» в виде штрафа по статье 126 НК РФ и о снятых расходах и исключенных вычетах зачастую компания узнает только из акта налоговой проверки.

Напомню: документы, которые налоговики потребовали при проверке, надо подать в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Штраф за каждый документ, который вы не сдали в установленный срок, – 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

И при большом количестве документов сумма будет весьма ощутимой.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас


Рассылка



© ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015


Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Спасибо, что посетили наш сайт!

Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: