Учитываем командировочные расходы: оплата проезда

1754
Чиркова Е. Ю.
ЗАО "2К Аудит - Деловые консультации/Морисон Интернешнл", консультант по налогам и сборам
При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему затраты по проезду. Казалось бы, нет ничего сложного. Однако на практике у строительных компаний возникает масса нестандартных ситуаций, порядок учета для которых напрямую законодательством РФ не определен.

Общие требования

Напомним: в налоговом учете расходы на проезд признаются в полном объеме как прочие расходы при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ).При покупке электронного авиабилета (сейчас эту форму используют большинство пассажиров) для отчета понадобятся следующие бумаги:–маршрут/квитанция на бумажном носителе (сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок), в которой указана стоимость осуществляемого перелета;– посадочный талон;–документы об оплате – чек контрольно-кассовой техники, чеки электронных терминалов, подтверждение кредитного учреждения или другой соответствующий документ, оформленный на бланке строгой отчетности.Такие рекомендации даны в многочисленныхписьмах Минфина России: от 1 декабря 2011 г. № 03-03-07/58 ,от 1 июля 2010 г. № 03-03-07/23 и др. При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:– маршрут/квитанция – для авиаперелетов (п. 2 приказа Минтранса России от 31 августа 2011 г. № 134 );– контрольный купон электронного проездного документа (билета) для поездок железнодорожным транспортом – применяется с 1 января 2012 года (п. 2 приказа Минтранса России от 31 августа 2011 г. № 228 ,письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719 );– квитанция электронного многоцелевого документа (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116 ).В общие правила жизнь нередко вносит коррективы. Рассмотрим, как действовать в наиболее распространенных случаях.

Часть документов утрачена

Что делать, если билет потерян? Если это был подлинник, оформленный на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.Если билет был электронный, нужно попросить у продавца копию – повторную распечатку электронного билета.Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России вписьме от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18 .Если утерян посадочный талон, Минфин России позволяет вместо него использовать справку, выданную авиаперевозчиком или его представителем, содержащую необходимую для подтверждения факта полета информацию – фамилию пассажира, маршрут, стоимость билета, дату поездки (письмо от 27 февраля 2012 г. № 03-03-07/6 ).

Если не совпадают даты

Часто встречается ситуация, когда работники остаются на выходные в городе, куда они командированы – особенно при поездках за границу и при поездках в родной город. Безусловно, суточные за лишние дни прибыль не уменьшают, даже если компания их выплачивает. А вот стоимость обратного билета, датированного более поздней датой, признать вполне можно, ведь указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Такой вывод содержится вписьме Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329 .Но если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата проезда, по мнению финансистов, не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. А стоимость билета подлежит обложению у работника НДФЛ как доход, полученный в натуральной форме.Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды и налог удерживать не надо.

Не тот маршрут

Нередко возникают ситуации, когда в командировку работник выезжает не из места работы, а из своего дома. Или, допустим, когда работника вызывают в организацию и отправляют в командировку из места отдыха.Также возможна и обратная ситуация, то есть возврат из командировки не к месту постоянной работы. Как быть? Ведь налоговое законодательство устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ). Но не к месту жительства или проведения отпуска.Специалисты Минфина России считают, что организация вправе учесть затраты на проезд в командировку и обратно в случае отзыва работника из отпуска и когда работник отправился в командировку из места проведения отпуска сразу после его окончания. письмах Минфина России от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545 >|Разъяснения приведены ви.|А вот расходы организации на оплату проезда командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 7 октября 2009 г. № 20-15/104559@ ).

Непредвиденные обстоятельства

Иногда компания вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку. А что делать, когда билеты уже куплены?Если командировка не состоялась не по вине компании и изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли понесенные расходы. Правда, для этого необходимо запастись оправдательными документами, такими как: приказ (распоряжение) руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась; письмо бизнес-партнера с просьбой перенести запланированные ранее переговоры на другой день; копия листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать, и т. п.В случае возникновения непредвиденных ситуаций Минфин России поддерживает налогоплательщиков, разрешая им учесть затраты на покупку пропавших билетов (не подлежащих возврату). Об этом, в частности, свидетельствуетписьмо от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338 . Не возражает финансовое ведомство и против учета штрафов за возврат или переоформление билетов в случае их утери либо переносе командировки (письмо Минфина России от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 ).

Использование личного транспорта

Трудовое законодательство РФ, обязывая возмещать расходы по проезду командированных сотрудников, не ограничивает компании в выборе конкретного вида транспорта. Так что это может быть и личный автомобиль командированного работника. В соответствии состатьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества.Размер возмещения определяется письменным соглашением сторон. Но даже если такое соглашение не заключено, работодатель в любом случае должен произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником затрат (на ремонт, приобретение материалов, топлива и пр.) на основании представленныхдокументов, подтверждающих эти затраты.Учтите: налоговики признают компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в том числе и для командировок) только в пределах норм, установленныхпостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199 ).

Оплата такси

Российским законодательством не запрещено возмещать командированным работникам и расходы на такси. Чиновники с этим вынуждены согласиться, разрешив учитывать при расчете налога на прибыль не только расходы на такси до аэропорта и обратно, но и в самой командировке, не забыв напомнить о принципе экономической обоснованности. от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720 от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162 >|Вопрос рассмотрен в письмах Минфина России,и др.|<По мнению налоговиков, суммы возмещения работникам, находящимся в командировке, затрат на такси от гостиницы до места работы не облагаются налогом на доходы физических лиц при отсутствии общественного транспорта. А также при условии, что расходы носят производственный характер, документально подтверждены, предусмотрены коллективным договором или иным нормативным актом. Об этом сказано вписьме УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535 .


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас


Рассылка



© ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62696 от 10.08.2015


Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Спасибо, что посетили наш сайт!

Мы надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас.

Вашу работу упростит «Безошибочный расчетчик зарплат»

Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку от нашего сайта, чтобы быть в курсе всех всех изменений в бухгалтерском учете: